Pling! Du har fået spammail

Stille og roligt er e-mails gået fra at være et nyttigt redskab til at blive et forstyrrende element i arbejdsdagen. Men en mail har stadig en værdi.

Spammail. Fold sammen
Læs mere
Foto: Steffen Ortmann

Man kan knap nok gå på pinseferie og lukke ned for computeren, uden at ens mailboks bliver stopfordret med arbejdsopgaver, nyhedsmails, hilsner og selvfølgelig en god portion spam.

Engang var e-mails det nye og det smarte. Vi blev lovet et papirløst samfund, og der var ikke grænser for, hvor effektiv kommunikation pludselig kunne blive. Alle var til rådighed altid, selvfølgelig også efter arbejdstid på hjemmearbejdscomputeren. Læg dertil muligheden for at sende mails til flere på én gang. Enhver leders våde drøm om massekommunikation.

Men stille og roligt gik e-mails fra at være et nyttigt redskab til at blive et forstyrrende element i arbejdsdagen.

Én ting var alle de mails, man kunne sende frem og tilbage til kolleger. En anden var de utallige mails, der kommer fra gud ved hvor, men som man via almen færden på nettet alligevel får givet tilladelse til at modtage. Og som ved hurtig optælling udgør en temmeligt stor mængde.

Det kan være nyhedsmails fra Fætter BR, fordi dit barn er med i deres medlemsklub. Pointsaldo fra SAS, fordi du har Eurobonus-kort. Notifikationer fra DBA.dk, fordi du er ved at sælge din cykel. Tilbudsmails fra hoteller på obskure destinationer, fordi du engang har købt en flybillet fra en tredjepart og givet tilladelse til at modtage marketingmails til gengæld for en lavere pris. Og så videre.

Og så er der selvfølgelig alle de mails, der vedrører noget med arbejdet. Aktuelle projekter, rapportering, kommende projekter, relevant læsestof og mødeforberedelser, for slet ikke at tale om mødeindkaldelser, der, hvis din mail er synkroniseret med Outlook, kan være en stor kaskade af indkaldelser, opdateringer, bekræftelse på deltagelse, flytning af tidspunkt og booking af mødelokale.

De senere år har en række tjenester forsøgt at eliminere den overfyldte mailboks. Facebook har med deres Messenger-app gjort mange mails mellem venner overflødige, og på arbejdspladser begynder flere og flere at anvende værktøjet Slack. Det har vi selv gjort i en årrække i min virksomhed, Double.

Ikke bare har Slack stort set overflødiggjort interne mails. Kommunikation på tværs af medarbejdere og projekter er endda blevet sjovere og noget, man aktivt har lyst til at deltage i. Hvad der før kunne være en sur pligt, er i dag ændret til en »let’s do this«-mentalitet.

Men selvom e-mails ofte har ry som internettets ukrudt, vil jeg alligevel gerne slå et slag for dem.

Bliver e-mailen skruet rigtigt sammen, har afsenderen af den noget helt særligt: Modtagerens udelte opmærksomhed i et, to eller fem minutter. Modtageren har givet tilladelse til, at en afsender kan sende relevante, vedkommende og anvendelige nyheder eller tilbud direkte til ham eller hende. Modtageren lytter.

Og i en verden, hvor vi bliver bombarderet med annoncer i aviser, på Facebook, før og under videoer på Youtube og i gadebilledet – reklamer som vi vel at mærke ikke har bedt om – er det en helt særlig mulighed for at kommunikere.

Derfor: Hvis du i din virksomhed af og til sender mails ud, er det relevant at se ekstra grundigt på, hvor mange der åbner dem, om der bliver klikket og i så fald på hvad. Du har modtagerens fulde opmærksomhed, så brug den med omtanke.

Resultatet af en god indsats kan lynhurtig oversættes til mere trafik, mere opmærksomhed og i sidste ende mere omsætning.