Schyyy: Bed medarbejderne tie stille og få mere ud af møder

Spar tid, nå agendaen, tag flere beslutninger og skab videndeling, mere nærvær og bedre arbejdsklima. Ledere kan høste en lang række fordele, hvis de tør kaste sig ud i at indføre planlagte stilhedspauser af 1-2 minutters varighed under møder.

Det siger Bastian Overgaard, der har udviklet metoden ’silent co creation’ og underviser i, hvordan man – med et simpelt virkemiddel – kan skabe mere effektive møder. Grundlæggende handler det om at holde mund på samme tid.

-Jeg kalder pauserne for ’de intelligente mellemrum’. For der sker noget givende i de pauser. Stilheden giver rum til nærvær, til at fokusere på detaljer, fordøje det, der lige er blevet sagt og måske bidrage med kreativitet og nytænkning, som ellers ville drukne i konstant ordstrøm, siger han. Stilhed kan blive et nyt frynsegode i en ellers larmende hverdag.

Ledere bruger stilhed til at skabe plads til refleksion

Bastian Overgaard er ikke den eneste, der kredser om stilhed som ledelsesværktøj. Amazons Jeff Bezos har fortalt, hvordan han bruger ’en stille start’ ved møder med sine senior-executives, hvor de læser sammen i stilhed før mødets start. Udgangspunktet er, at den fokuserede opmærksomhed giver rum til refleksion, kan føre til nye erkendelser og ikke mindst forvandle møder fra et nødvendigt onde til produktive sessioner, hvor store ideer fødes eller forfines.

Når vi lytter til stilheden, lærer vi nyt og bliver måske overraskede over noget, vi ikke vidste eller ikke havde erkendt. Måske kommer der originale tanker og nytænkning, siger Bastian Overgaard.

Forsker i mødekultur, Ib Ravn, har gode råd til, hvordan du kan styre mødets dynamik og få introverte i tale, bl.a. ved at bruge stilhed aktivt.

Er det for flippet?

Nogen vil måske mene, det er lidt flippet - og også pinagtigt - at skulle praktisere stille stunder med kolleger og chefer. Helt bestemt, siger Bastian Overgaard:

-Det kan være en udfordring at få folk til at se ideen i det. Vi mennesker vil jo helst gøre, som vi plejer, og så kan det virke måske nærmest provokerende at bede folk være stille.

Han har blandt andet gennemført kurser for ledere i kommuner og regioner og fortæller, at den feedback han får, ofte går på, at møderne bliver kortere og mere effektive.

-En leder skrev til mig: vi reducerede vores seks timer lange møde med en hel time, og alle var forundrede. Det, der sker, er, at man undgår at ryge ud af tangenter, så man ikke når agendaen. Ordstrømmen, der ofte kommer fra de samme, bliver bremset, når man sætter stilheden i system.

Omtanke og mod

’De intelligente mellemrum’ skaber et forpligtende nærvær og ansporer til, at man faktisk tænker sig om. Den omtanke genererer igen en vis portion mod, og det betyder, at der bliver truffet flere beslutninger, siger Bastian Overgaard.

-Når vi bare taler og taler, føler vi os ikke klar til at træffe beslutninger. Så bliver de udskudt, og det koster. Men når man lægger ’intelligente mellemrum’ ind, hvor man får lov at tænke sig om, så TØR man beslutte noget. Snak er ofte uforpligtende, og man kan jo spørge sig selv hvor mange møder, der er en sludder for en sladder, hvor man i hvert fald ikke fik talt om det vigtige, siger Bastian Overgaard

Bedre arbejdsklima

De planlagte og tvungne stilhedspauser har, ifølge Bastian Overgaard, også en effekt på arbejdsklimaet. Samtidig bliver der mere plads til dem, der måske normalt ikke blander sig med input.

-Der kommer en bedre balance mellem introverte og ekstroverte. De mere introverte vil måske få sagt noget mere, og dem, der plejer at tale, taler mindre. Der bliver rettet op på skævheden, og det skaber bedre videndeling og forbedrer arbejdsklimaet.

Er du introvert og har svært ved at komme på banen med dit input, så få karriererådgiverens 5 gode råd til introverte – sådan kommer du til orde.

Bastian Overgaard mener, at der ligger et spildt potentiale hos nogle medarbejdere, som ikke bliver udnyttet, fordi det er for svært at komme på banen. Der kan pauserne give dem, der gerne lige vil tænke sig om, en indgang.

- Nogle er bedre til at blive hørt og positionere sig end andre, og derfor er der et spildt potentiale, fordi der er vinkler og input, som ikke kommer frem.

Noget andet, som stilhedspauserne tilfører medarbejderne, er mere velvære, mener Bastian Overgaard.

- Ledere vil få medarbejdere der er mindre stressede og har mere ro i hovedet. Folk er simpelthen friskere når de forlader møderne, det er en generel tilbagemelding jeg får fra dem, der prøver det.

Oprindeligt bragt på universe.ida.dk.

Indfør stilhed til møder og få: