I dag kæmper virksomheder i alle størrelser med det samme problem: udlægshåndtering.
Med manglende papirkvitteringer, køb som er uafsluttede hos medarbejderne og tidskrævende godkendelsesprocesser, bliver udlægshåndteringen meget hurtig meget besværlig.
Så hvordan kan man gøre livet lettere for sig selv?
»Det varierer virkelig meget, hvordan virksomheder håndterer deres udlægsrapportering. En del virksomheder har en tendens til at sidde fast i manuel papirhåndtering, mens størstedelen af mellemstore og store virksomheder benytter mere avancerede systemer. For dem er det et »must« at digitalisere processerne mest muligt for at lette arbejdsbyrden. Nogle virksomheder har sågar en skræddersyet løsning,« forklarer Mads Moesgaard, Nordic Business Manager hos Eurocard.
Store fordele ved at digitalisere
Der er store fordele ved at digitalisere. Undersøgelser viser, at et udlægshåndteringssystem med digital integration til korttransaktioner kan reducere tidsforbruget med 60 procent. Mindre tid brugt til at stresse over at nå udlægsrapporteringen, betyder mere tid til at udføre det egentlige arbejde.
»Der findes allerede i dag mange velfungerende systemer til udlægshåndtering på markedet, der kan hjælpe virksomhederne med at opnå præcis disse fordele. Rigtig gode systemer, hvoraf mange kan skræddersyes til at passe til den specifikke virksomhed,« siger Mads Moesgaard.
»Det, der virkelig skaber problemer for såvel små som store virksomheder, er håndteringen af alle papirkvitteringerne«
»Ved at arbejde tæt sammen med virksomhederne og tage udgangspunkt i deres eksisterende system, kan vi hjælpe med at skabe unikke, problemfrie og integrerede løsninger.«
Smart og brugervenlig løsning
Det er dog ikke alle virksomheder, der er klar til at benytte et udlægshåndteringssystem.
»Mange virksomheder er af den opfattelse, at det er svært og tidskrævende at installere et system, og de synes ganske enkelt ikke, det er besværet værd. Så de vælger at udsætte beslutningen eller helt opgive tanken,« fortæller Mads Moesgaard.
»Men Eurocard har udviklet en smart og brugervenlig løsning, der gør det let for disse virksomheder at begynde digitaliseringen af deres udlæg.«
Med effektiv udlægshåndtering skal kortindehaverne blot downloade Eurocard-app'en. Derefter kan de straks begynde at rapportere transaktioner; udlæg, som så godkendes af den ansvarlige og derefter overføres digitalt til virksomhedens økonomisystem.
Det, der virkelig skaber problemer for såvel små som store virksomheder, er håndteringen af alle papirkvitteringerne. Men med den digitale løsning synes papirkvitteringer allerede fra starten at være noget, som hørte fortiden til.
»Det er jo en tankevækkende proces, at når en medarbejder foretager et køb, starter kvitteringen med at findes i en digital version i forretningens kasseapparat. Herefter bliver kvitteringen så printet ud i en analog version, som den ansatte derefter skal digitalisere igen for at kunne udarbejde sin udlægsrapport!,« siger Mads Moesgaard.
Slut med papirkvitteringer
Derfor har Eurocard udviklet en løsning, der hjælper virksomhederne med at erstatte papirkvitteringer med digitale kvitteringer. En løsning, der ikke kun skiller sig ud fra konkurrenterne, men som faktisk gør omvejen til en genvej. En genvej, der ikke alene sparer tid og energi, men også penge.
Læs mere om hvordan du får smidigere betalinger og en mere effektiv opfølgning.
