Virksomheders mails ryger i glemmebogen

Sikkerhed. Ny undersøgelse viser, at næsten halvdelen af alle større offentlige og private virksomheder er uden en formel politik, når det gælder arkivering af medarbejdernes e-mails.

Fire ud af ti offentlige og private virksomheder har ikke nogen politik for arkivering af de ansattes mails. Hos de offentlige institutioner, der rent faktisk har en politik, gemmer 40 procent kun medarbejdernes mails i et år eller mindre. Det viser undersøgelsen ‘IT-Agenda 2007’, som er gennemført af Microsofts Danmarks servergruppe.

- Den tid er forbi, hvor e-mails var et flygtigt medie. Mails er forretningskritiske for mange medarbejdere såvel som virksomheder. Netop derfor er det svært at komme uden om, at der bør være en politik og retningslinier for opbevaring og sletning, siger Claus Jul Christiansen, divisionschef for Microsoft Server & Tools.

Undersøgelsen er foretaget blandt 300 private og 100 offentlige virksomheder. Broderparten af alt skriftlig kommunikation i virksomheder sker i dag via e-mails, der også hyppigt er den eneste dokumentation for indgåede aftaler.

Da Microsoft gennemførte 2005-undersøgelsen, IT-Agenda 2005, var konklusionen, at større private virksomheder i gennemsnit opbevarer 12 GB data per it-bruger svarende til cirka 3.000 bibler. Dette tal er næsten tredoblet fra 2005 til 2006. I private virksomheder er datamængden nu 30,4 GB per bruger, som svarer til, at en bruger fylder 7.600 bibler.

- Der er ingen tvivl om, at mængden af data stiger meget voldsomt og meget hurtigt i virksomhederne. Forklaringerne er dels, at der hvert år bliver produceret og gemt flere data end i det foregående. Dels bliver der i stigende grad gemt dataintensive filer i form af lyd, video og grafik. Udfordringen for it-afdelingerne er, at de på samme tid skal levere øget lagerkapacitet og fastholde styringen, siger Claus Jul Christiansen.