Selv hvis broen er oppe, når tilbuddet nu frem

1. juli indføres krav om, at alle større, offentlige udbud skal gennemføres digitalt. Det vil spare megen tid og mange penge - men lige i begyndelsen vil lidt ekstra tid gavne, mener Dansk Industri, som håber på mere ensartethed i udbuddene.

Dette er mareridtssituationen: Buddet er på vej for at aflevere tilbuddet på en millionordre, og Langebro går op i det indre København for et forbipasserende skib. Arkivfoto: Scanpix Fold sammen
Læs mere
Foto: Bjarne Lütchke

Fra på søndag gælder undskyldningen »Broen var oppe« ikke længere, når man skal aflevere sit bud på offentlige opgaver. Nu bliver alle offentlige udbud nemlig elektroniske, og det kan sikre store besparelser hos både kommuner, regioner, staten og de virksomheder, som byder ind på de årligt omkring 2.500 opgaver.

1. juli træder kravet om, at alt skal køre elektronisk, i kraft. Hver gang en kommune eller region har en opgave, hvor værdien er på omkring 1,5 millioner kroner eller mere, eller staten en til omkring en million kroner eller derover skal udbudsmaterialet, kommunikationen undervejs og selve afleveringen af tilbuddene ske digitalt. Mindre udbud må også gerne køres digitalt, her er det blot ikke et krav.

Gør udbudskravene så ens som mulige og spar penge

»Det er vi rigtigt glade for, for det vil nedbringe omkostningerne for begge parter - både virksomhederne og det offentlige. Omkostningerne ved udbud er for både udbyder og byder generelt for høje, hvilket har afholdt nogen fra overhovedet at byde. Vi har ikke beregnet, hvor meget omkostningerne vil falde, men det er et stort beløb for alle involverede,« siger Jakob Scharff, direktør for DI Service, Dansk Industris brancheorganisation for serviceverdenen, som omsætter for 140 milliarder kroner om året og beskæftiger flere end 140.000 medarbejdere.

I flere år har virksomheder kunnet levere deres tilbud digitalt. Nu bliver det et krav.

»Langtfra alle udbud har hidtil kørt digitalt. Det skal de nu, og det bliver en omstilling for både det offentlige og det private erhvervsliv, hvor mange virksomheder skal vænne sig til og øve sig i at aflevere udbud digitalt. Men det giver så mange fordele - helt banalt ved, at man ikke skal cykle gennem byen med sit tilbud og finde ud af, hvor i bygningen det skal afleveres. Nu sker det digitalt, så man også sparer de betydelige omkostninger til print og indpakning af tilbuddene. Men det vil kræve en større koordinering mellem offentlige instanser at stille fælles krav og lære af de bedste udbud, så kravene til virksomhederne fra udbud til udbud ikke ændrer sig, hvis der ikke er grund til det. Derved vil det offentlige også få en gevinst, så borgerne kan få billigere ydelser fra det offentlige,« siger Jakob Scharff.

En hjælpende hånd i begyndelsen, tak

I 2017 blev der gennemført 2.617 offentlige udbud af den type, som de nye regler omfatter, året før 2.109, viser en opgørelse, som DI har foretaget.

»De virksomheder og myndigheder, som allerede arbejder med digitale udbud, oplever, at udbuddene sker hurtigere med færre ressourcer, fordi man digitalt kan genbruge mange oplysninger, hvis de kan afleveres på samme måde ved et nyt udbud. Samtidig får man større sikkerhed mod, at noget går galt, og tilbud ikke når frem. Til gengæld håber vi, at de digitale udbudssystemer bliver endnu bedre og mere brugervenlige, for de kan være svære at navigere rundt i. Desværre kasseres for mange tilbud stadig, fordi det har været for vanskeligt at aflevere sine oplysninger korrekt. Det må aldrig være et argument, at det er for bøvlet, og at man derfor undlader at byde,« siger branchedirektøren.

Han håber også, at det offentlige i begyndelsen vil give nogle virksomheder »en lille, hjælpende hånd«, f.eks. ved at sørge for, at der er lidt ekstra tid til at komme med tilbuddene, så virksomhederne når at klare omstillingen.

Ingen må kunne pille

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, som holder vågent øje med, at tingene går rigtigt for sig, har i sin kommunikation til myndighederne undersreget, at de IT-systemer, som bruges, skal leve op til de nye udbudskrav. Blandt andet skal fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes, så kun personer, der er bemyndiget til det, kan fastsætte eller ændre datoerne for, hvornår ansøgninger og tilbud åbnes. Der må heller ikke kunne pilles ved det nøjagtige tidspunkt for, hvornår ansøgninger og tilbud er modtaget. Alle skal have lige adgang til systemerne, uden at det kræver noget ekstra, og det er ikke tilladt, at der tages vederlag for, at man kan være med til at byde.

Det er nye EU-regler om digitale udbud, som gør, at Danmark nu indfører kravene. Det sker før de fleste andre EU-lande.