Kommunekemi samler trådene

Kommunekemi A/S i Nyborg gik målrettet efter et standardsystem, der kunne opfylde forretningsbehovene uden for meget tilretning.

Den 1. april sidste år kunne Kommunekemi A/S gå i luften med et nyt ERP-system, der samler trådene fra forskellige forretningsområder, giver øget effektivitet og bedre styringsværktøjer.

Både tidsplan og budget blev overholdt til punkt og prikke, og det skyldes ifølge virksomhedens IT-chef, Claus Jørgensen, grundige forberedelser og tæt opfølgning i implementeringen af systemet.

- Fra vi besluttede os for at anskaffe et nyt ERP-system, til vi gik i gang med at implementere, tog det cirka et år at finde den rigtige løsning, og det har bestemt været det værd, siger Claus Jørgensen.

Tiden blev brugt på behovsformulering, markedsscanning af forskellige ERP-systemer samt at indhente tilbud fra forskellige leverandører. Til sidst var feltet indsnævret til to mulige leverandører, der hver især fik mulighed for at demonstrere deres systemer i dybden i forhold til Kommunekemis behov.

Valgte SAP

I denne fase af projektet fik Kommunekemi assistance og sparring fra konsulentfirmaet Herbert Nathan & Co A/S.

Udgangspunktet var, at der skulle implementeres et helt nyt system, da det eksisterende økonomisystem var blevet forældet. Kommunekemi besluttede blandt andet at gå efter et system med en høj grad af integration mellem blandt andet økonomi, HR/løn og systematisk vedligeholdelse.

- Vi gik efter et system, der kunne skabe mere effektive arbejdsgange og med en større grad af brugervenlighed. Vi ville gerne anskaffe et standardsystem, der passede så godt som muligt til vores behov, uden at det var nødvendigt at implementere for mange specielle tilretninger, siger Claus Jørgensen.

Valget faldt på SAP, og systemet har fuldt ud levet op til forventningerne. Det samme gjorde leverandøren 2CChange A/S, der har stået for implementeringen.

- Det har været vigtigt for os at vælge en leverandør, som vi havde tillid til, og så har det betydet meget, at projektledelsen hele tiden har fulgt projektet tæt, fortæller Claus Jørgensen.

I forbindelse med projektet blev der oprettet en såkaldt superbruger-organisation på omkring 25 medarbejdere fra forskellige afdelinger. De er løbende blevet uddannet i systemet og dermed klædt på til at uddanne slutbrugerne. Cirka halvdelen af Kommunekemis 200 medarbejdere er allerede i berøring med systemet, og på længere sigt kommer flere medarbejdere til at bruge det i større eller mindre grad.

Krævede opbakningProjektet har krævet en del interne ressourcer, og medarbejdernes opbakning og motivation har været en vigtig forudsætning for succesen.

- Medarbejderne har været meget motiverede, og derfor er det gået ret problemfrit, siger Claus Jørgensen.

ERP-systemet kunne som planlagt tages i brug 1. april 2008, og Kommunekemi vil i år implementere flere moduler, blandt andet HR, Business Intelligence og elektronisk godkendelsesflow af indkøbsfakturaer.

- Der en ingen, der siger, at det hele skal være fra SAP, men det er klart, at vi også i fremtiden vil kigge på, hvad SAP har at tilbyde, når vi skal vælge nye systemløsninger, siger Claus Jørgensen.