Events kan give guld på bundlinjen

Værdien af at arrangere fællesaktiviteter for medarbejderne kan være stor, hvis den er målrettet.

Events kan give guld på bundlinjen - 1
Medarbejderne i virksomheden sidder midt på dagen og ser ud, som om de sidder og leger med vandfarver. I virkeligheden er de ved at samarbejde om at male virksomhedens nye strategi.

Events kan stå alene eller i forbindelse med møder, og når de bruges optimalt, er værdien til at få øje på.

- Hvis en virksomhed har en vækst i omsætningen på 20 procent, så kan det skyldes gode salgsstrategier, pr eller markedsføring. Jeg arbejder med isolering af effekten af events, som kan bidrage med helt op til halvdelen af en omsætningsvækst. Når den gør det, bør man overveje at skyde flere penge i events, siger Anders Gisselmann, partner hos mødeplanlæggervirksomheden GisselmannBo og bestyrelsesmedlem i den danske afdeling af den verdensomspændende mødeplanlæggerorganisation MPI.

Han nævner videre, at møder og events eksempelvis kan bruges til at skabe fælles fodslag blandt virksomhedens ansatte eller til at skabe en god kontakt til en ny ledelse.

I økonomisk hårde tider kan det føles oplagt at drosle ned på fællesaktiviteter for virksomhedens medarbejdere. Lektor Bent Meier Sørensen fra Institut for Ledelse, Politik og Filosofi ved handelshøjskolen i København, CBS, opfordrer dog til, at man beholder sine events.

Motivation i en krisetid

- Der er ingen grund til at skære events væk på grund af økonomien. Tværtimod er det nu, der er brug for, at man rykker sammen om en overlevelsesstrategi. Nogle små og mellemstore virksomheder bliver ramt rigtig hårdt af krisen, og det er vigtigt, at virksomhederne har noget at have medarbejdernes motivation i, påpeger han.

Virksomheden behøver ikke at bruge en masse penge på at flyve medarbejderstaben til Côte d’Azur ved Middelhavet og rappelle ned over klipperne. Events kan arrangeres langt billigere, og Bent Meier Sørensen understreger, at det vigtigste aspekt er, at medarbejderne er i centrum.

- Man benytter ikke kun lejligheden til at implementere en strategi, men også til at skabe strategien. Det kan være, at man blot tager hen på et kursuscenter, i en spejderhytte eller holder det hos virksomheden selv. Det behøver ikke at være mere volsomt end nogle gåture og nogle samtaler. Måske skal der en konsulent med udefra, men det behøver ikke at være nødvendigt, siger Bent Meier Sørensen.

For at en event skal få den rette effekt, skal den være målrettet. Det betyder, at virksomheden på forhånd bør gøre sig klart, hvad man vil have ud af at stable en event på benene.

- Man skal målrette sin event på en måde, der inddrager medarbejderne. I små og mellemstore virksomheder finder man sammen ud af, hvad man skal satse på. Derfor skal man sætte nogle rammemål for sin event, siger lektoren fra handelshøjskolen i København.

Mål effekten af eventsOpfordringen lyder også fra mødeplanlægger Anders Gisselmann, som oplever, at virksomhederne glemmer at måle på effekten af deres events. Men allerde i planlægningsfasen går det ofte galt, hvis afholdelsen af en event havner hos en sekretær, som gerne vil glæde alle, men som ikke tør at tage chancer af frygt for at gøre sig uheldigt bemærket.

- Kompetencen i forbindelse med møder og events internt i virksomheden er ofte meget lave. Man kan godt forestille sig en salgschef, som kan finde ud af at lave en event, der virkelig batter. Men alt for ofte havner mødeplanlægningen i det problem, at det er meget tidskrævende, og derfor uddelegeres udviklingsarbejdet og bliver en hovsa-løsning, oplever Anders Gisselmann.

Et middel til forandringSom et tænkt eksempel på en situation, hvor det er nyttigt at sætte sig mål for sin event, nævner mødeplanlæggeren den nuværende svære økonomiske situation. Ledelsen i en virksomhed ønsker at præsentere en ny spareplan for sine ansatte ved at afholde en event.

Ønsket er, at medarbejderne inden for en periode på seks måneder har accepteret den nye hverdag og de fyringer, som indgik i planen. Og målsætningen lyder, at 90 procent af medarbejderne dagligt bruger de nye arbejdsmetoder. Samtidig ser 90 procent af medarbejderne fyringerne som »en nødvendighed, der har styrket virksomheden.« Når målene er fastsat, er opgaven at finde ud af, hvordan man når dem. Det skal fastlægges, hvordan eventen, som skal hjælpe, skal se ud, hvor den skal afholdes, hvem der skal komme med indlæg, og hvilke aktiviteter der skal indgå.

- En god event skal ud over at være en god oplevelse for alle være en lejlighed til at tale om de mange ting, som man ikke når at tale om i det daglige. Det får både medarbejdere og ledelse noget ud af. I mange virksomheder ser medarbejderne for lidt til ledelsen, fordi der er travlhed på begge sider. Dér er en event en mulighed for at gøre kommunikationen og den gensidige tilstedeværelse bedre, end den er nu, slutter Bent Meier Sørensen fra CBS.