Al erhvervspost bliver digital om 98 dage

Fra 1. november skal alle danske virksomheder og organisationer have en obligatorisk postkasse til digital post fra det offentlige, som dog – endnu – ikke har pligt til at droppe papirbreve. Ingen frygt for gentagelse af e-fakturakaos.

Alle danske virksomheder skal fra 1. november være klar til at modtage al post fra det offentlige i digital form, men der er intet krav om, at det offentlige skal være klar til at fremsende alt digitalt fra den dato. Foto: Scanpix Fold sammen
Læs mere

Om kun 98 dage – den 1. november – bliver det obligatorisk for alle 640.000 virksomheder, organisationer og foreninger i Danmark at modtage al post fra det offentlige digitalt. Det skal spare det offentlige for omkring 400 millioner kroner om året. Og om et år vil det også blive obligatorisk for alle almindelige danskere.

Modsat indførelsen af elektronisk fakturering i 2005, som betød flere måneders kaos med forsvundne regninger og manuel indtastning af digitalt fremsendte dokumenter, er der denne gang tro på, at det vil gå mere smertefrit.

»Obligatorisk, digital post til virksomhederne er et kæmpeprojekt og en stor udfordring for både det offentlige og det private arbejdsmarked, hvor mange ikke er klar til digital post eller har en NemID, der kan bruges som medarbejder. Derfor lanceres der en stor oplysningskampagne efter sommer- ferien,« fortæller Lars Frelle-Petersen, direktør i Digitaliseringsstyrelsen under Finansministeriet, som har ansvaret for at få udryddet mest muligt papir i det offentlige.

De snart fortidige papirbreve er en del af den gradvise digitalisering af det offentlige, som skal spare milliarder af kroner, der efter politikernes mening kan bruges bedre andre steder.


 

Samtidig skal det være lettere at kunne betjene sig selv overalt og hele døgnet, og sagsbehandlingen vil gå hurtigere, fordi der ikke manuelt skal indtastes oplysninger – med risiko for slåfejl.

Blot en dråbe i havet

»Vi forventer, at omkring 2,5 millioner breve i de første tre måneder fra 1. november vil blive afleveret digitalt. I en periode vil man nok få både digitale og almindelige breve, indtil alt er på plads, og der kommer da nok nogle kvababbelser, men når alt først er sat op, bliver det smart, og med lovændringen om at gøre det obligatorisk bliver digital post også juridisk forpligtende,« siger Lars Frelle-Petersen.

Et par hundredtusinde danske virksomheder har allerede en e-Boks, men væsentligt færre har en NemID, der kan bruges som medarbejder – en såkaldt medarbejdersignatur. I praksis skal virksomheder, foreninger og organisationer med et CVR-nummer oprette en ny digital postkasse på virksomhedsportalen Virk.dk, så posten kan afleveres sikkert. Det er gratis at oprette postkassen, og i den kan man så vælge, hvordan posten skal håndteres, anføre en e-postadresse eller et mobilnummer, så man får besked om ny post, kan oprette mapper, videresende modtaget post til en sikker e-postkonto eller integrere postkassen i virksomhedens egne IT-systemer.

»De fleste tror, at digital post kun er til kontoudtog, men man vil opleve, at der sendes mere og mere ud, som kræver, at folk handler på det. Nogle myndigheder vil begynde at sende digital post også før den 1. november. Men når alle private virksomheder er kommet med, kan disse jo også sende til hinanden, og så er det offentlige blot en dråbe i havet,« siger Digitaliseringsstyrelsens direktør.

Godt med et skub

Hos Dansk Industris brancheforening for IT- og telekommunikationsvirksomheder, ITEK, er man glad for initiativet.

»Jeg tror, at det kommer til at gå stille og roligt. Det er udmærket, at det offentlige skubber lidt på. Netop e-faktureringen, som blev indført for nogle år siden, har medført, at flere har fået et digitalt skub. Dette er blot et mere af slagsen og svarer til den e-Boks-løsning, som mange af os har i forvejen. Det rigtigt lykkelige ville dog være, at virksomhederne benytter anledningen til at tænke hele deres digitale strategi igennem overalt. Det ville virkelig give dansk erhvervsliv et løft og dermed et værn mod den erosion, som vi ser komme fra lavomkostningslande,« siger direktør Tom Togsverd fra ITEK.

Han ser også muligheden for, at den danske IT-branche kan skabe nye forretningsmuligheder med ændringerne.

Ambitiøst – men muligt

Dansk Erhverv, som organiserer 17.000 virksomheder og 100 brancheorganisationer inden for handel, rådgivning, oplevelse, transport og service, kalder digital post for »et ambitiøst projekt med rigtigt gode målsætninger, som på sigt nok skal blive godt«.

»Vi støtter initiativet, for vi kan godt lide ideen om digitalisering og er relativt optimistiske. Det er et ambitiøst projekt, så vi håber, at staten afsætter de nødvendige ressourcer til oplysning, support og løbende drift. For hvis man ikke er rigtigt dygtig til at implementere digital post, vil en masse virksomheder stå med håret i den digitale postkasse,« siger chefkonsulent Janus Sandsgaard.

Han har dog noteret sig, at det ikke er et krav, at myndighederne skal levere al post digitalt fra 1. november, selv om virksomhederne skal kunne modtage den. Han håber dog, at mange myndigheder rent faktisk vil gøre det, »så virksomhederne ikke sidder tilbage med en flad fornemmelse«.

»Det ville være sært at sidde klar med en tom digital postkasse, mens rudekuverter dumper ind i den gamle postkasse,« siger han.

Erhvervsstyrelsen holder seks informa-tionsmøder om digital post mellem 27. august og 3. oktober. ITEK og Dansk Erhverv vil hver især benytte egne kanaler og egne møder til at oplyse om digital post i den kommende tid.

Læs mere påErhvervsstyrelsen om digital post og Virk.dk om digital post.