Professorens gode råd: Sådan samarbejder du bedst digitalt med dine kolleger – både hjemmefra og på arbejdspladsen

Coronakrisen tvinger danskerne til at indrette deres arbejdsliv på nye måder med mere digitalt samarbejde. Det stiller krav til, hvordan de benytter e-mail, holder virtuelle møder og deler viden.

Professor Pernille Bjørn fra Københavns Universitet har flere gode råd til medarbejdere, der arbejder hjemmefra, nu de ikke kan være fysisk på deres arbejdsplads. Billedet er fra Soundboks, der har til huse i Københavns nordvestkvarter.  Fold sammen
Læs mere
Foto: Niels Ahlmann Olesen

Med computer, mobiltelefon, internetforbindelse og digitale møder er det trods coronakrisen lykkedes mange at arbejde videre hjemmefra.

Som det bliver formuleret af digital direktør i Dansk Industri, Lars Frelle-Petersen, så har vi »på nogle punkter taget et digitalt tigerspring«.

Og når krisen engang er ovre, vil virksomheder og medarbejdere have så stor erfaring med de digitale teknologier, at de fortsat kan og vil bruge dem.

Men de mange digitale værktøjer har såvel deres fordele som deres ulemper, lyder det fra professor Pernille Bjørn fra Datalogisk Institut på Københavns Universitet (KU).

Ifølge hende risikerer medarbejdere ved hver deres skærm i hver deres ende af byen at miste følingen med hinandens arbejde. Således bidrager IT-værktøjer ikke i sig selv til synlighed omkring det arbejde, de enkelte medarbejdere er i gang med.

Professor Pernille Bjørn fra Datalogisk Institut på Københavns Universitet. Privatfoto Fold sammen
Læs mere

Derfor er det så vigtigt, at vi i løbet af arbejdsdagen eller arbejdsugen husker at opdatere hinanden virtuelt, akkurat som vi helt naturligt ville gøre det på den fysiske arbejdsplads, forklarer hun.

Gør vi ikke det, riskerer det fælles arbejde at stikke af i forskellige retninger og skabe dårligere resultater, lyder der fra professoren, der forsker i brugen af teknologier, som skal gøre det lettere for os at arbejde sammen.

Hun er vant til mange fysiske møder på KU rundt omkring i byen. Men hun kan sagtens forestille sig, at mange af dem bliver online fremover.

De fire råd

Professoren har fire gode råd til at forbedre det virtuelle samarbejde, som mange danskere for alvor har taget til sig de forløbne to måneder.

Rådene kommer samtidig med, at forskere er nået frem til, hvordan åbne kontorlandskaber tilsyndeladende øger risikoen for smitte med coronavirus, hvilket får eksperter til at forudsige mere hjemmearbejde og nye arbejdsgange på kontorerne.

E-mail: Ifølge amerikanske studier bliver der brugt uforholdsmæssig meget tid på e-mail, fortæller Pernille Bjørn. Ifølge hende er e-mail »et asynkront medie, der bliver brugt meget synkront«. Som hun siger, så »kan vi godt få en mail og svare om en uge, men vi har opbygget en struktur med forventning om hurtigt svar«.

»E-mail er ikke designet til hurtige beskeder. Så er det bedre at ringe, chatte eller sende en SMS. E-mail er en tung teknologi, der tager tid og ressourcer. Vi modtager mange e-mail i løbet af en dag, og vi ender med at have en indbakke fyldt med opgaver, som der skal holdes styr på og huskes,« siger hun:

»Tit er det nemmere med et opkald. Ring og spørg direkte. Det er hurtigt og effektivt.«

Møder: Pernille Bjørn »deltager i rigtig mange Zoom-møder, og man kan blive rigtig træt af at koncentere sig. Især hvis de er lige efter hinanden, og specielt hvis de handler om forskellige emner«.

»Det er vigtigt, at det, man snakker om, er konkret, og at man ikke bruger længere tid, end det bør tage. Når man mødes fysisk, kan man godt komme til at snakke om andre ting, som man ikke lige har tænkt over og derfor lige vender, men det fungerer ikke rigtig i en virtuel sammenhæng,« siger hun:

»Hvis vi er ti personer på et møde, så skal vi alle ti snakke om det, mødet handler om, og så færdig. Så er det bedre at lave små møder bagefter eller ringe hinanden op.«

Del din viden: Ifølge professoren er der risiko for, at viden går tabt, når medarbejdere ikke er fysisk sammen.

Derfor er det vigtigt at dele viden og opdatere.

»Hvis du ikke gør opmærksom på, hvor du er på vej hen, så er der en risiko for, at dem, du samarbejder med, fejlagtigt tror, at de arbejder samme sted hen som dig,« siger hun:

»Men virkeligheden er, at der sagtens kan være ting, der ikke bliver diskuteret, bare formodet. Man risikerer at arbejde hver sin vej, og så bliver det svært at samle op til sidst. Eller der skal bruges unødig meget tid.«

Derfor anbefaler hun »en rytme« med et kort møde en gang eller to om ugen, »hvor man lige siger: Her er jeg henne i processen«.

»Eller en kort chat hver morgen med status på, hvor man er lige nu. Så er de andre med på, hvad man laver.«

Tilpas teknologi til behov: Hun fremhæver f.eks. screensharing, som det hedder, hvor to medarbejdere ser det samme på deres skærme og undervejs snakker sammen i telefon.

»Man kan snakke sammen helt konkret,« siger hun:

»Telefonen er dejlig stabil, screensharing er en simpel teknologi. Man etablerer en common ground. Altså, at man deler viden, og at man ved, at man deler denne viden,« siger hun:

»Dem, der deltager, er helt med på, hvad der bliver snakket om.«

Rosinen i pølseenden: Ifølge professoren er det helt normalt med et fysisk frokostmøde. Det er også muligt virtuelt. Men, understreger hun, »sidder du med et kamera lige foran dig, mens du spiser, er det måske knap så charmende«.

»Man skal lige overveje, hvilken situation man er i,« mener Pernille Bjørn:

»Man kan tage en spisepause.«