Danmark genåbner, og hoteller, konferencecentre og andre udbydere af eksterne mødelokaler er atter parate til at slå dørene op for fysiske møder og events. Nu med sikker COVID-19-håndtering, masser af kvadratmeter og nye hybrid-mødekoncepter.
Andreas Grønnebæk Horn, chef for erhvervsturisme i VisitAarhus, glæder sig over, at det igen er blevet muligt at afholde møder og events, som ikke foregår på arbejdspladsen eller virtuelt. Det fysiske møde »ude af huset« kan nemlig både styrke virksomheden og medarbejderne.
»Et fysisk møde væk fra arbejdspladsen skaber de bedste rammer for udvikling, samskabelse, dialog og kreativitet. De fysiske møder kan nemlig rumme langt større kompleksitet og en meget længere tidsramme end de virtuelle møder, hvor det kan være svært at holde koncentrationen i længere tid af gangen.«
Andreas Grønnebæk Horns udsagn bakkes op af en undersøgelse fra Doodle, The State of Meeting fra 2019. Her mener 95 procent af de adspurgte, at fysiske møder bidrager til at styrke forretningsforholdene. Desuden viser undersøgelsen, at 76 procent foretrækker at mødes ansigt til ansigt.
Hybrid-møder
Et fysisk møde kan dog sagtens tænkes sammen med mødeaktivitet online. Det har man gode erfaringer med i DGI Byen i København. Her bliver mange af de aktuelle konferencer i huset afholdt som en hybrid af det fysiske og virtuelle møde. Det forklarer Hancy Anna Djurhuus, Head of Strategic Sales & Customer Care ved DGI Byen.
»Vi tilbyder en model, hvor de medarbejdere, der kommer langvejs fra, får et streaminglink og deltager omtrent på lige fod med resten af virksomheden. Den model tror vi umiddelbart, er kommet for at blive. Og det virker for de allerfleste konferencetyper. Selv med call-in-funktion og afstemningssoftware kan store generalforsamlinger for eksempel sagtens afvikles på denne måde,” forklarer Hancy Anna Djurhuus.
På den måde får man det bedste fra to verdener i en tid, hvor det er nødvendigt at have fokus på fleksibilitet i måden, man afvikler et stort arrangement med mange mødegæster.
Andreas Grønnebæk Horn fremhæver ligeledes styrken ved at kombinere de to mødeformer:
»Her vil man både få glæde af de kvaliteter, som det fysiske møde kan tilbyde, samt de klare fordele, som er forbundet med det virtuelle møde, såsom transportbesparelse og fleksibilitet i at kunne være til stede i mødet direkte fra arbejdspladsen eller hjemmefra,« siger han.
I Danmark er der mange professionelle mødesteder - også uden for de større byer
Sikkerhed i højsædet
For de fleste virksomheder er sikkerheden i forhold til håndtering af COVID-19 et afgørende parameter, når der skal bookes et stort arrangement. Her står Hancy Anna Djurhuus og resten af hendes kolleger i møde- og eventbranchen klar til at besvare spørgsmål og håndtere eventuelle bekymringer. Der er nemlig lagt et stort arbejde i, at branchen overholder de officielle retningslinjer for brug af værnemidler, antallet kvadratmeter per gæst, coronapas og meget mere.
»Er kunden det mindste i tvivl om noget vedrørende sikkerheden, så inviterer vi alle ind til en detaljeret gennemgang. Det plejer at hjælpe på tryghedsfølelsen hos vores arrangører,« forsikrer Hancy Anna Djurhuus.
Hun oplever, at DGI Byen har bedre styr på kunde-touchpoint end nogensinde, og hvis hun skal fremhæve noget positivt ved retningslinjer og restriktioner, så er det, at man i DGI Byen er blevet endnu skarpere på gæsternes færden i huset.
»Vi har naturligvis afstandsmarkeringer og værnemidler i lange baner og vores forplejning er nøje afstemt i forhold til hygiejne og bæredygtighed. Vi anerkender, at vores kunder stadig gerne vil undgå buffet og delemad, så derfor er alt portionsanrettet og meget mere delikat,« siger Hancy Anna Djurhuus.
Derudover har DGI Byen den fordel, at Copenhagen Medical har til huse med et testcenter på deres matrikel. Det betyder, at man lynhurtigt kan blive testet uden tidsbestilling og med det samme få udstedt et gyldigt coronapas.
Hancy Anna Djurhuus, Head of Strategic Sales & Customer Care, DGI Byen »Vores kunder fortæller, at de har savnet det fysiske møde og øjenkontakten. Der ligger jo rigtig meget social kontakt i pauserne over kaffen, hvor man samtidig kan vende faglige udfordringer og kreative løsninger.«
Grøn certificering
Selv om 2020 har været et yderst vanskeligt år for hele møde- og eventbranchen, så har man i DGI Byen prioriteret at bruge tiden på at gentænke egne mødekoncepter. Hancy Anna Djurhuus fremhæver, at DGI Byen i den forbindelse er blevet Green Key-certificeret.
»Hele den bæredygtige profil er nærmest blevet en hygiejnefaktor for mange danske virksomheder og derfor en nødvendighed og et stort ønske fra både medarbejdere i huset og ikke mindst for alle vores offentlige kunder,« fortæller Hancy Anna Djurhuus.
Ordrebøgerne er heldigvis ved at blive fyldt op igen, og DGI Byen er i fuld sving med at planlægge og tilrettelægge arrangementerne i efteråret 2021 sammen med samarbejdspartnere og kunder.
»Det er især de store konferencer, der rykker lige nu, men vi har også en del mindre møder for 20-40-80 gæster. Eksempelvis »genåbnings kick-off«, hybrid-konferencer og temamesser. Vi har endda nogle ret store firmafester, der fylder Øksnehallen, DGI Byens største venue, op,« siger Hancy Anna Djurhuus.
DGI Byen er ikke alene om at sætte alle sejl til i forbindelse med genåbningen. Hele møde- og eventbranchen er klar til at tilbyde virksomheder og andre arrangører attraktive rammer, så de igen kan holde møder ude af huset.
»Der er stadig en del restriktioner, der har betydning for hvilke møder, der kan afvikles eksternt, og hvordan de kan afvikles. Men når det er sagt, har det en enorm betydning for mødebranchen, at de igen kan arbejde med det, de brænder for og lever af,« konkluderer Andreas Grønnebæk Horn.
DGI Byens Head of Strategic Sales & Customer Care Hancy Anna Djurhuus er enig. Genåbningen af møde- og eventbranchen falder i det hele taget på et tørt sted.
»Vores kunder fortæller, at de har savnet det fysiske møde og øjenkontakten. Der ligger jo rigtig meget social kontakt i pauserne over kaffen, hvor man samtidig kan vende faglige udfordringer og kreative løsninger på en anden måde end på online mødeplatforme, der har åbenlyse begrænsninger.«
