Sådan skriver du den perfekte klage

10 enkle trin til at skrive den mest effektive klage.

Foto: Modelfoto: Colourbox

1. Vær klar over, hvad du vil

Før du overhovedet sætter dig til tasterne, skal du være klar over, hvad du vil have ud af din klage. Hvad er du utilfreds med? Har du fået dårlig service, har du modtaget en vare, der ikke er i orden, eller er det et tredje problem?

Beslut, hvad du konkret vil have ud af din klage. Er det en undskyldning eller erstatning? Vær præcis i din formulering af, hvad der ikke har været i orden, og hvad du vil have, der skal gøres ved det.

2. Bevar roen

Tæl til 1000 og lav dig en kop kaffen, inden du begynder at skrive klagen. Det nytter ikke noget at sætte sig til at skrive, mens vreden buldrer rund i kroppen. Vent til du er faldet lidt ned og skriv så afklaret og gerne med humor.

3. Kend dine rettigheder

Klager virker bedst, hvis de er skrevet med stor sikkerhed. Er du helt klar over, hvad du er i din gode ret til, så virker det naturligvis mere overbevisende, end hvis du ikke gør.

Sæt dig ind i sagerne, så du kan skrive: "Jeg ved, jeg har ret til" i stedet for "Jeg tror, jeg har ret til".

4. Stil brevet personligt

Stil brevet til en person i stedet for firmaet eller afdelingen. Find ud af, hvem der er chef for kundeservice eller den afdeling, du vil henvende dig til.
 

5. Vær specifik

Gør det nemt for modtagerne af klagen at finde ud af, hvad sagen drejer sig om. Skriv specifikke detaljer om købet, produktet og hvem du har handlet med. Hvis du har et sagsnummmer eller lignende, så sørg for at sende det med.

6. Husk dokumentation

Tomme tønder buldrer mest. Sådan vil tanken ofte være hos sælger, hvis du ikke dokumenterer, at du har ret. Send billeder, kviteringer, skrivelser og så videre, men husk at sende kopier. Originalerne beholder du hjemme hos dig selv.

7. Hold det kort

Det kan måske lyde som en modsigelse af punkt 7, men faktum er, at de, der skal læse din klage, med sikkerhed er travle mennesker. Derfor er det vigtigt, at du kun inddrager det, der er relevant for klagen og ikke andet. Brug gerne punktopstilling og underoverskrifter, så det bliver overskueligt. Dokumentationen bør du henvise til og vedlægge som bilag.

8. Brug en formular

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal bygge din klage op, så hold dig til en formular.

9. Send brevet anbefalet

For at kunne være sikker på, at brevet er blevet modtaget af den rette, må du sende det anbefalet. Husk at beholde en kopi af brevet til dig selv.

10. Vær tålmodig, men vedholdende

Regn med, at du ikke får svar på din klage dagen efter, du har sendt den, men giv firmaet mellem en og to uger til at behandle din klage i. Hvis du ikke har fået svar inden da, så skriv igen og gør opmærksom på din foregående klage.