Brug ferieplanlægningen til at optimere jeres forretning

Jeg vil stærkt opfordre til at begynde at tænke på ferieplanlægning som et nyt og effektivt værktøj til at få overblik over, hvorvidt bemandingen er den rette.

Virksomheden kan nyde godt af, hvis man i god tid planlægger forløbet for medarbejderne, når de skal holde ferie. Foto: Iris Fold sammen
Læs mere

Vi nærmer os sommerferien med hastige skridt. Jeg ved ikke, hvornår I normalt planlægger personalets ferie, men hos os er vi altid ude i god tid. I de seneste år har vi tilstræbt at have styr på personalets ferie i starten af året.

Det har typisk været sådan, at halvdelen af hver medarbejders seks ferieuger placeres i juli, juleferien og påskeferien, hvor vi således kun har halvdelen af vores personale på arbejde. Det svarer til cirka 200 medarbejdere i disse ferietider.

Det giver hver medarbejder tre ugers ferie tilbage i resten af året, og for disse ferieuger har vi som ledelse indført en model, hvor hvert team, der typisk er på 10-15 personer, konstant har én kollega på ferie uden for hovedferien.

Denne klare model er ikke noget, vi har indført, fordi vi har noget synderligt behov for at være regelstyrede hos LaserTryk.dk. Vi er generelt en meget fleksibel arbejdsplads, men det er gået op for os, hvorledes ferieplanlægningen kan bruges til meget andet end blot at sikre medarbejdernes vigtige restitution og naturlige behov for tid med familie og venner. Ferieplanlægningen kan nemlig bruges til at optimere ens forretning.

Vi har således den holdning, at hvis ét af vores teams kan bære, at to personer udenfor hovedferien har ferie på samme tid, så skyldes det, at der til daglig er for mange ansatte i det pågældende team.

Rationalet er, at der naturligvis skal være plads til en sygemelding, hvor teamet så vil mange tre personer, og når dette sker samtidig med, at en kollega er på ferie, så skal det helst udløse overarbejde. Ellers er vi for mange i forhold til, hvad der forretningsmæssigt giver mening.

Vi har nogle gange helt bevidst prøvet at tage en medarbejder ud af et team og give vedkommende en anden opgave for på den måde at teste, om vi har den rette bemanding i teamet.

Ved at arbejde strategisk på denne måde med både ferieplanlægning og nye opgaveområder har vi kunnet konstatere, at det i den grad har optimeret forretningen, uden det er sket på bekostning af medarbejdernes stressniveau eller trivsel. Noget vi naturligvis også har meget fokus på.

Regnestykket hos os er samtidig det, at hver gang, vi kan undvære en medarbejder, så sparer vi 400.000-500.000 kr. på bundlinjen årligt. Og tag ikke fejl. Vi elsker vores medarbejdere.

Vi ansatte faktisk 100 nye af dem sidste år, men der er jo ingen grund til at have for mange, hvis det ikke giver forretningsmæssig mening. Det er tilfældet i en virksomhed som LaserTryk.dk med nu over 400 medarbejdere, men det er helt sikkert også tilfældet, hvis du måtte sidde i et lille firma med nogle få ansatte.

Derfor vil jeg stærkt opfordre dig til at begynde at tænke jeres ferieplanlægning på denne måde – altså som et nyt og effektivt værktøj til at få overblik over, hvorvidt I har den rette bemanding til de opgaver, I skal løse som virksomhed.