E-fakturaer kan risikere at komme retur

E-faktura. Flere mindre virksomheder kan de næste måneder risikere, at deres e-fakturaer kommer retur, og får dermed dobbeltarbejde. Læs ind-bureauerne JWN Data og Data Scanning anerkender udfordringen og følger situationen nøje.

Den netop gennemførte kommunalreform betyder, at cirka hver ottende offentlige virksomhed og institution ændrer EAN-nummer. Et nummer som har afgørende betydning for, om den elektroniske regning når frem til den offentlige kunde.

De to store danske læs ind-bureauer forudser, at det vil medføre en stigning i de fakturaer der bliver sendt tilbage til leverandøren. Det vil altså sige fakturaer, der ikke når frem til kunden, fordi EAN-nummeret ikke eksisterer.

- Vi forventer, at de fleste EAN-numre vil blive lukket omkring 15. februar, og da vil vi opleve, at der kommer en del fakturaer retur til leverandøren, forklarer Niels Frost Larsen, der er administrerende direktør for Data Scanning.

Læs ind-bureauerne scanner og sender de elektroniske fakturaer til det offentlige, for virksomheder der ikke selv kan foretage elektronisk fakturering. Sidste år sendte Data Scanning, som hører under Post Danmark, 3,6 millioner faktureringer.

Allerede nu mærker den anden store aktør på markedet dønningerne fra kommunalreformerne.

- Vi har oplevet en lille stigning i antallet af e-fakturaer, der kommer retur til leverandøren. Det skyldes, at der er kommuner, som allerede nu har implementeret de nye EAN-numre og dermed eksisterer de gamle numre ikke længere, forklarer afdelingschef Andreas Kløv fra JWN Data.

Firmaet forventer, at antallet af fejl-faktureringer, vil blive berørt inden for den næste måneds tid. JWN Data afventer nu, hvad der kommer til at ske og vil være forberedt i forhold til ekstra mandskab, hvis det skaber større problemer end forventet.

Også hos Data Scanning er man forberedt.

- Jeg har så sent som i dag talt med vores kundeservice, som er forberedt på, at der godt kan komme ekstra arbejde i det næste stykke tid, siger Niels Frost Larsen fra Data Scanning.

Det kræver tilvænningI går skrev ErhvervsBladet om, at virksomheder havde problemer med at finde de nye EAN-numre og derfor kom i klemme, når de gamle numre blev nedlagt.

- Vi befinder os i et hul, hvor vi er ramt af strukturreformen. Jeg vil ikke kalde det kaos, men ude i kommunerne står der metervis af flyttekasser, og der er mange ting, som nu kræver tilvænning, før alt er normalt igen, siger Niels Frost Larsen.

Også hos Økonomistyrelsen er man klar over, at ændringerne af EAN-numre blot er en ud af mange opgaver som kommunerne skal have styr på. Derfor har styrelsen de seneste måneder informeret højt og lavt. Netop på Økonomistyrelsens hjemmeside kan der findes information om ændringerne og link til nye EAN-numre i de kommuner, som har offentliggjort dem.