En hjælpende hånd. Det er nok tanken bag de fleste it-systemer, når de bliver implementeret. Et system der skal optimere arbejdsdagen og spare tid og ressourcer.

Men desværre bliver den digitale hjælpende hånd i rigtig mange virksomheder blot endnu et håbløst system at navigere i for medarbejderne. Simpelthen fordi man ikke formår at skabe et system, der afspejler virkeligheden hos medarbejderne.

Problemet er, at vi bygger it-systemer ud fra en samlebåndstankegang, hvor alle medarbejdere bevæger sig slavisk fra a til b til c. Systemerne bliver således bygget statisk – og så har medarbejderne ellers bare at tilpasse sig de firkantede rammer.

Den hollandske forsker Hajo Reijers opdagede under et studie blandt kommuner, at it-brugere er ekstraordinært aktive fredag kl. 16. Her får de allermest fra hånden. Det lyder utroligt, og det er selvfølgelig også noget vrøvl.

I stedet er det et udtryk for, at fredag kl. 16 er sidste udkald for medarbejderne til at indrapportere ugens opgaver i deres it-systemer. Noget, der sker fredag kl. 16, fordi de selvsamme it-systemer, der skulle gøre hverdagen lettere, ikke skaber værdi for medarbejderne og ikke kan bruges til at støtte deres opgaveløsning i løbet af ugen. I stedet for at være en hjælpende hånd bliver it-systemerne en lænke om benet.

Det burde være omvendt: it-systemerne burde tilpasses til medarbejdernes virkelighed og være en digital partner, der hjælper dig i den virkelighed, du sidder med. Det kræver, at man bygger fleksible systemer, der let og billigt kan vedligeholdes og opdateres, når virkeligheden ændrer sig. Vigtigst af alt er det, at man bygger systemer, der ikke forsøger at putte en kompleks virkelighed ned i en forsimplet kasse. Det er her, de største faldgruber er i dagens brug af it-systemer.

Uanset om der er tale om it-systemer for Standard Operating Procedures i en pharma-virksomhed, sagsbehandlingssystemer i offentlige styrelser eller noget helt tredje, så skal vi tænke mennesket ind i løsningen, så brugervenlighed og implementering følger med.

Digitaliseringen af samfundet har stået på længe nok nu til, at vi kan skille os af med de dårlige it-løsninger og i stedet bruge tid på at skaffe systemer, der rent faktisk er til gavn for medarbejderne.

Morten Marquard, stifter og administrerende direktør hos DCR Solutions