Dette er en kommentar. Den udtrykker skribentens eller skribenternes holdning.

Ti ubehagelige spørgsmål, som alle organisationer burde stille sig selv

I en uforudsigelig verden er der brug for, at vi kan reagere hurtigt og drage nytte af viden fra hele organisationen, så vi kan skabe de bedste resultater. Første skridt er at gøre omkostningerne ved bureaukrati synlige, skriver Christian Ørsted, cand. merc., ledelsesrådgiver og forfatter.

»I en uforudsigelig verden er der endnu mere brug for, at vi kan reagere hurtigt og drage nytte af viden fra hele organisationen,« skriver Christian Ørsted. Bureaukrati har det med at spænde ben for det mål. Fold sammen
Læs mere
Foto: Luis Villasmil/Unsplash

»Det kan vi altså ikke …« Inden han når at tale færdig, kommer jeg til at afbryde. »Hvorfor?« og udsætter mig selv for en række af bureaukratiets forklaringer på sig selv: »Vi har ikke et budget for den slags«, »det er et spørgsmål om sikkerhed«, »det er ikke op til mig«, »det ligger i en anden afdeling«, »det har vi ikke gjort før«.

Al virkelyst og kreativitet siver ud af både gruppen, der lytter med, og den magtesløse leder, der forklarer, hvorfor alting er så svært.

Til trods for de senere års ledelsesmæssige fokus på afbureaukratisering, selvledelse, flade hierarkier, kerneopgaven, empowerment og tillidsbaseret ledelse får vi mere og mere bureaukrati for hvert år, der går.

»Bureaukrati er som porno,« skriver Harvard-professor Gary Hamel i sin seneste bog, »Humanocracy«, og uddyber: »Det er svært at finde nogen, der vil forsvare det, men det er meget udbredt alligevel.«

Så hvorfor får vi mere og mere bureaukrati, når alle kan blive enige om, at det gør organisationen stor, tung, indadvendt, risikoavers og langsom?

Når alle, der har prøvet at arbejde i en overbureaukratisk organisation, føler, at deres energi bliver suget ud af dem, når de går på arbejde, og at der konstant bliver spændt ben for, at de kan bruge deres intelligens fuldt ud?

Problemet er reelt, også i Danmark, men det er sjældent, vi taler om, hvad bureaukrati koster os. Og det er præcis det, som Hamel med sin medforfatter Michele Zanini forsøger at få ledelsens øjne op for. For en del af forklaringen på det stigende bureaukrati er, at mens vi er virkelig dygtige til at måle driftsomkostninger og tror, at vi har optimeret vores forretningsgange, så er det meget sjældent, at vi får stillet spørgsmål ved præmisserne for, hvilke omkostninger der skaber værdi, og hvilke omkostninger og processer der gør os unødigt tunge.

Hamel og Zanini foreslår, at vi stiller hinanden ti spørgsmål for at åbne diskussionen om organisationens »BMI« – Bureacracy Mass Index:

  1. Hvor mange lag er der fra frontlinjeansatte til toppen? Vi skal blive bedre til at tale om det, vi ikke taler om.
  2. Hvor meget af din tid er du nødsaget til at bruge på bureaukratiske ritualer (for eksempel forberede rapporter, budgetter, afrapportering og administrative møder)?
  3. Hvor meget sænker bureaukratiet hastigheden, som beslutninger kan tages og gennemføres med?
  4. Hvor meget af den tid, du bruger med din nærmeste leder, handler om interne problemer (afklaring af konflikter, at få nødvendige ressourcer og godkendelser)?
  5. Hvor meget frihed har frontlinjemedarbejdere til at tilrettelægge deres arbejde hensigtsmæssigt, løse problemer og afprøve nye ideer?
  6. Hvor ofte bliver frontlinjemedarbejdere involveret i tilrettelæggelse af forandringer?
  7. Hvordan reagerer mennesker i din organisation på ukonventionelle ideer?
  8. Hvor let er det for en medarbejder at igangsætte et projekt, der kræver et lille team og en smule penge?
  9. Hvor meget tid og energi bliver brugt på intern politik?
  10. Hvor ofte er det politisk tæft frem for demonstreret kompetence, der afgør, hvem der kommer frem i organisationen?

Hvordan vil det se ud i din organisation? Det er ofte ubehagelige sandheder, der kommer frem i lyset, hvis vi svarer ærligt på spørgsmålene. Sandheder, som det er nødvendigt at se i øjnene for at frigøre os fra selvskabte organisatoriske benspænd.

I en uforudsigelig verden er der endnu mere brug for, at vi kan reagere hurtigt og drage nytte af viden fra hele organisationen, så vi kan skabe de bedste resultater i fællesskab. Første skridt er at gøre omkostningerne ved bureaukrati synlige. Både de økonomiske, de tidsmæssige og alle de fejlbeslutninger og interne konflikter, de medfører.

Christian Ørsted er cand.merc., ledelsesrådgiver og forfatter. Han holder foredrag og workshops om ledelse og arbejdsmiljø og fungerer som rådgiver for ledelsen i en række af Danmarks største private og offentlige virksomheder.