Projektledere skal lede opad – få ekspertens råd

Det gnidningsfrie projekt er en utopi, men mange konflikter kan fanges i opløbet, hvis samlivet mellem projektejer, styregruppe og projektleder baseres på rettidig orientering, tillid og forståelse for de forskellige roller og interesser.

Det kræver tillid og klar kommunikation mellem projektleder og ejer, hvis et projekt skal blive en succes. Komplikationer i form af forsinkelser og uenigheder om ressourcer er intet særsyn i forbindelse med eksekvering af projekter. Selvom projektet altid er sat i søen med et formål og en gevinst som alle bakker helhjertet op om, er det alligevel ikke så enkelt endda.

Årsagen skal ofte findes i samarbejdet mellem projektleder og projektejer/styregruppe, forklarer konsulent og forfatter John Ryding Olsson, som i en årrække har arbejdet med at organisere projekter og som deltager i konferencen Ledelse der styrker til december.

Projektledere kæmper med at lede opad

»Jeg ser ofte, at det især er ledelse opad, der volder projektlederne vanskeligheder. De oplever frustrationer over, at styregruppen og ejeren ikke viser det engagement, de håber på og ikke har den indsigt og det perspektiv, som projektlederen selv har. Og nogle gange klapper de så hælene sammen i stedet for at udfordre opad og være tydelige i deres kommunikation.«f

En central forudsætning for et vellykket projekt er et tæt tillidsforhold mellem ejer og projektleder. Sidstnævnte skal se både ejer og styregruppe som en ressource, der kan bruges til at hjælpe med at fjerne sten fra vejen. Det kræver rettidig orientering, da ubehagelige overraskelser sætter dem i forlegenhed og hvis først tilliden skrider, kan det ende med tidskrævende kontrol og dokumentationskrav.

Samtidigt er det også vigtigt for projektets succes, at der er en god styregruppe, der stiller de rigtige krav og giver projektlederen frihed til at træffe beslutninger.

»Nogle projektledere tøver med at fortælle det videre, når der sker ændringer i projektet. De har en idé om, at ejer og styregruppe forventer, at de selv tager hånd om eventuelle besværligheder. Så går der måske en måned eller mere, før alle informationer kommer på bordet. Det er helt afgørende, at projektejer øjeblikkeligt bliver informeret ved betydningsfulde ændringer. De skal kunne regne med, at projektlederen giver dem alle oplysninger, også når vedkommende er i tvivl.« siger han.

Projektledere skal kende ejerens mål

For projektlederen er det vigtigt, at man altid har tænkt over og tilbyder forslag til handlinger og mulige løsninger. Man risikerer at få et svar, man ikke ønsker, hvis ejer og styregruppe bliver inddraget uden at projektlederen fremlægger forslag. Rettidig involvering vil forstærke ejers og styregruppes følelse af medejerskab og mindske risikoen for at de modarbejder projektet i forhold til tildeling af mandskab og ressourcer.

»Projektlederen skal forstå ejerens og styregruppens vilkår, hvad de bliver målt på og hvad der er vigtigt for dem. De tænker i strategi og forretning, og dét sprog skal projektlederen forstå. Og der må man gerne spørge og vise nysgerrighed. Til gengæld skal projektejeren være en aktiv medspiller og give projektlederen den fornødne viden, så denne også forstår, hvis der opstår modstridende interesser mellem de ledere, der afgiver ressourcer til projektet,«  siger han og uddyber:

»Når man orienterer ejerne/styregruppen, skal man ikke være bange for at virke for banal. Projektledere overraskes nogle gange over, at de andre ikke ved det samme som en selv, der vier hele sin tid på projektet. Man skal præsentere status så fuldstændigt som muligt og gerne holde den oprindelige gevinst for øje, så små problemer ikke skygger for proportionerne. Endelig skal man have for øje, at de ofte går fra det ene møde til det andet og følger mange andre projekter.«

John Ryding Olsson er uddannet ingeniør og HD. Han udvikler i dag e-læring om projektledelse efter 20 år som partner i Implement Consulting Group. Han er forfatter til bøgerne »Power i projekter og portefølje« samt ”Projektlederskab – effekt til tiden.« John Ryding Olsson fortæller om projektlederskab på konferencen Ledelse der styrker 2017, der afholdes december i IDA-huset.

Oprindeligt bragt på universe.ida.dk.