'Keeping it simple'

Hvorfor skal et bestyrelsesmøde tage en halv eller en hel dag? Og hvorfor laver rapporter på flere hundrede sider? Spild af tid.

Alt for mange virksomheder bruger ressourcer på aktiviteter, der ikke er værdiskabende. Og det starter ofte helt oppe i toppen af virksomhederne, hvor både ledelsen og bestyrelserne efter min bedste overbevisning bruger tid og kræfter på både rapporter og møder, der sagtens kunne være langt, langt mere effektive og direkte.

For at illustrere hvad jeg mener, vil jeg tage udgangspunkt i den virksomhed, jeg arbejder i, Baugur Group, som ejer store aktieposter i en række virksomheder i bl.a. England og Danmark.

Mange anskuer måske Baugur Group som en kæmpe organisation med en uudtømmelig opkøbsiver, og de fleste undrer sig over, hvad hemmeligheden bag Baugurs ekspansion er.

Faktisk er Baugur Group en forholdsvis lille organisation med under 40 ansatte og p.t. er der kun 3 ansatte på vores kontor i København. Hvad hemmeligheden angår, så er det i virkeligheden meget simpelt.

Vi har som bekendt interesser i mange virksomheder og vores arbejde med virksomhederne foregår på bestyrelsesniveau. Da det er forholdsvist få menneskers ressourcer, der skal trækkes på i det strategiske arbejde med virksomhederne, er det meget vigtigt at kunne bevare overblikket.

Vi sætter derfor dagsordenen på bestyrelses niveau mens ledelsen tager sig af den daglige drift. For at bestyrelserne kan maksimere sit tids og ressourcebrug er det nødvendigt at simplificere tingene. Vi er afhængige af en struktureret tilgang til virksomhederne; klare linjer for hvilke oplysningar vi har brug for, hvornår vi vil have dem og hvordan.

Vi lægger naturligvis vægt på en udførlig plan for driften det kommende år og deltager i udformning heraf. Men derudover er nøgleordet nøgletal og vi udvælger nøje, hvilke tal vi vil monitorere.

Jeg har oplevet, at det kan være utrolig nemt at miste fokus. Der er fare for at forsvinde helt i detaljerytteri over fx sammenligning af vareudbud i forskellige afdelinger, eller andre emner, der uden tvivl er af stor vigtighed for de enkelte afdelinger, men ikke er væsentlige på bestyrelsesniveau.

Kunsten er så at koge de vigtige oplysninger ned i et overskueligt format. I princippet skal de kunne være på én side. Vi har gang på gang overtaget virksomheder, hvor rapporterne er på flere hundrede sider. Der er ingen, der læser dem og det er det rene spild både at producere dem og distribuere dem.

Derfor er det afgørende at have en soleklar mening om, hvad der for den enkelte virksomhed er vigtigt at oplyse om på bestyrelsesmøderne og ligeledes at vælge de oplysninger, der skal inddrages i rapporten med omhu. Det er spild af tid at fokusere på oplysninger, `der kunne være interessante at vide', da en sådan rapport bliver alt andet end interessant.

Lige så vel som det er vigtigt at strukturere rapporterne, må den samme stringens holdes i ave på møderne. For at bestyrelsesmedlemmer kan fokusere på deres opgave, er det vigtigt ikke at drukne dem i unødvendige oplysninger. En del af de virksomheder, vi har overtaget, har opereret med bestyrelsesmøder, der varede halve og hele dage.

Personligt synes jeg sådanne maratonmøder er kedsommelige og det bliver meget svært at bevare fokus og arbejde målbevidst. Når virksomhederne ellers er sunde og velfungerende er det tilstrækkeligt at holde to-timers møder én gang om måneden. Men en forudsætning for at møderne kan holdes korte er, at forarbejdet er struktureret og at kommunikationen er målrettet.

Baugurs fremgang skyldes i høj grad denne måde at tænke forretning på; at kunne styre tøjlerne, bevare overblikket og ikke drukne i unødige informationer. I samtlige af vores danske investeringer har både rapporter og møder været for alt lange. Det har vi ændret på, og forandringen er blevet modtaget meget positivt af virksomhedernes ledelser.

Jeg mener, at implementeringen af "Keeping it simple"-filosofien er en strategisk fordel for Baugur - og det er ligeledes blevet det for vores virksomheder.