IKEA sparer formuer på virtuelle møder

De seneste fem år har IKEA 13-doblet sin virtuelle mødeaktivitet fra cirka 14.000 til nu 190.000, og det kan i den grad mærkes på bundlinjen. Møderne har ét formål: At gavne forretningen IKEA.

Svenske Lotten Tegstam Welinder er med udgangspunkt i Helsingborg i gang med at få medarbejderne i IKEA på globalt plan til at anvende deres møder som et strategisk værktøj. Fold sammen
Læs mere
Lyt til artiklen

Vil du lytte videre?

Få et Digital Plus-abonnement og lyt videre med det samme.

Skift abonnement

Med Digital Plus kan du lytte til artikler. Du får adgang med det samme.

Det begyndte som en irritation for fem år siden. En udfordring i Ingvar Kamprads hjertebarn,

Omkostningerne til rejser i forbindelse med mødeaktiviteter var øget markant igennem flere år, og det gjaldt på globalt plan og altså for de fleste af de 44 lande, IKEA er repræsenteret i.

Det blev starten på strategien »Meeting the IKEA Way«, som til at begynde med skulle få langt flere af IKEAs medarbejdere, uanset niveau, til at tænde for computeren eller indtage et videolokale, når de skulle holde møde.

Lotten Tegstam Welinder, der er Global Process Owner for Meetings i koncernens Group Meeting & Travel, har blandt andet stået for den globale forandring, der har betydet, at man er gået fra at have cirka 14.000 virtuelle møder til nu at have 190.000 virtuelle møder om året.

»De første tre år sparede vi 75 millioner euro (ca. 560 millioner danske kr., red.) alene på rejseudgifter, men det handler ikke kun om pengeaspektet. Vi har for eksempel nogle medarbejdere, som bruger 80 procent af deres arbejdstid på rejse- og mødeaktivitet, og hvornår har de så tid til at arbejde?«

»Hvornår orker de pludselig ikke mere? Det her handler også meget om motivation og om at finde en balance i arbejdet, så vi kan beholde vores dygtige medarbejdere. Det har handlet om at finde en balance, der både gavner individet og forretningen,« siger Lotten Tegstam Welinder og tilføjer, at man ikke længere kun arbejder på at omdanne flere fysiske møder til virtuelle. 

Møder skal bidrage til business

Nu handler det om, både for de fysiske og virtuelle møder, at fokusere på before, during and after. Inden man indkalder til et møde, skal man have overvejet, om mødet egentlig er nødvendigt, hvem skal i givet fald være med, hvilke forberedelser skal der gøres inden mødet osv. På den måde starter mødet på et langt højere niveau.

»Der er vi stadig langt fra målet. Vi forsøger at få folk til at se, at møderne skal være et element til at udvikle IKEA. Hvis vi har store møder, og i IKEA gælder det for møder med over 50 deltagere, som vi i øvrigt også har fået langt flere af virtuelt, så skal de kobles til Ikeas forretningsplan. De skal simpelthen bidrage til business, og her er »after«-delen vigtig, så man følger op på mødet og ser, hvad der kom ud af det, og hvordan det bidrog til business,« siger Lotten Tegstam Welinder og tilføjer, at det er en stor fordel, at der er et netværk af Meeting & Travel Coordinators i hvert land, som er dedikerede til at arbejde med møder og rejser – og som forankrer strategien lokalt.

Hun mener, at man tit kommer til at fokusere på rejseudgifterne og fordelen ved at reducere dem for at spare omkostningerne, når man taler om at gå over til virtuelle møder.

»Ifølge industrien overstiger udgifterne til møderne – ganske betragteligt – udgifterne til rejserne. Samlet set er det en meget høj udgift for mange virksomheder, så den er værd at arbejde med,« siger Lotten Tegstam Welinder. 

Kan ikke afløse fysiske møder

Ifølge Lotten Tegstam Welinder er det ganske usædvanligt, at alle medarbejdere i en virksomhed får adgang til at benytte sig af virtuelle mødemuligheder, men det har man bevidst valgt i IKEA, hvor alle medarbejdere, som har behov for virtuelle møder, har adgang til en web-konto. Det har bidraget til, at alle i IKEA er med på den samme rejse i at udvikle møderne.

173 steder i verden har IKEA indrettet særlige videomøderum i forskellige størrelser med plads fra to til 20 personer. Hvis man skal holde møde en-til-en, foretrækker de fleste at gøre det ved deres computer.

»Det har gjort, at det globale er kommet nærmere, og at samarbejdet flyder bedre, og at folk får et mere effektivt flow i deres arbejde. Samtidig må man ikke glemme, at møder også handler om at bygge relationer og lære mennesker at kende, og der kan det fysiske møde noget helt andet. Når vi satser på virtuelle møder, så handler det ikke om, at de skal erstatte de fysiske møder, så handler det om at tilbyde en større palet – flere muligheder – og derigennem udvikle medarbejderne og IKEA,« siger Lotten Tegstam Welinder.