Gør op med den syge mødekultur: Drop halvdelen af jeres interne møder

Her er seks råd til at ændre mødekvaliteten, så I kan koncentrere jer om at passe jeres arbejde.

klumme
Før du nok engang plotter et møde ind i kalenderen, så overvej lige om det nu også er nødvendigt. Fold sammen
Læs mere
Foto: Kati Neudert

Vi møder os ihjel på arbejdet. En undersøgelse fra Lederne i 2017 viser, at chefer i snit brugte 12 timer om ugen på møder, og i de store virksomheder er mødemængden endnu større.

Det skræmmende er, at kun en ud af fire mener, at der er en fornuftig sammenhæng mellem udbyttet af de møder, de deltager i, og den tid, de bruger. Med andre ord ved vi godt, at vi spilder tiden på elendige møder. Særligt de interne møder kan være rene energidræbere. De har det med at vokse i omfang, og du kan få fornemmelsen af at være med i et pyramidespil, hvor hvert internt møde bliver til to nye.

Både offentlige og private virksomheder har brug for at ændre mødekulturen radikalt – med det formål at frigøre tid, så alle får bedre muligheder for at passe det arbejde, de oprindeligt er ansat til.

Få virksomheder tager en åben dialog om deres mødekvalitet. Men der er masser af tid og glæde at hente ved at forsøge at halvere den interne mødetid – så sæt mødekulturen under lup og skab ændringer ud fra disse seks råd:

1: Drop alle ikke-værdiskabende møder og vurder deltagerkredsen

Tag fat i jeres kalendere for de seneste tre-seks måneder og vurder: Hvilke interne møder udviklede virksomheden – og hvilke gjorde ikke? I vil sandsynligvis finde en række ligegyldige møder, hvor alle kunne bruge tiden bedre. De møder skal I ikke længere holde. Vurder også, om de nødvendige møder fremover skal være med samme deltagerkreds, eller om I kan holde mødet mere effektivt med færre deltagere?

»vi ved godt, at vi spilder tiden på elendige møder«


2:  Tag kontrollen over din egen kalender – og byg buffere

For mange møder stresser, og din åbne kalender er konstant under pres af interne mødeplanlæggere. Kom dem i forkøbet og læg mødefri dage ind, læg tid ind til de mere langsigtede udviklingsaktiviteter og afslå møder uden dårlig samvittighed, hvis du vurderer, at du alene indkaldes som staffage eller ledelsesgidsel. Vær med til at skabe en kultur, hvor det er acceptabelt at takke konstruktivt nej til interne møder, og hvor der ikke er prestige i have den mest fyldte kalender.

3: Slå hårdt ned på dårlig mødeledelse, forkort møder – og kom til tiden

Der spildes masser af tid på dårlig mødeledelse. Vær benhård i jeres interne kritik af dårlig mødeledelse og gå foran med det gode eksempel, hvor der er klar dagsorden, effektiv tidsstyring og tydelig opsummering. Slå ned på manglende forberedelse og få alle deltagere til at bidrage på mødet – ellers er der ingen grund til, at de er i lokalet. Skær ned på mødernes længde: Det er ikke nogen naturlov, at et møde skal vare en eller to timer. Møder kan ofte holdes inden for 30-45 minutter. Og start til tiden – at vente på nogen er spild af alles tid, så gør det til kutyme, at hvis du kommer for sent, ja så kommer du ikke ind til mødet.

4: Sæt en stopper for holdningstyranniet

Møder skal bruges til at få de forskellige holdninger og positioner frem – og brydninger skaber udvikling. Men hvor kan diskussioner dog køre i ring, fordi alle vil have ret. Opbyg en kultur, hvor uenighederne skal frem, men brems diskussionerne, når positionerne er klare og fokuser på beslutningen, som også kan være at få yderligere data frem, så beslutningen kan træffes ud fra fakta.

5: Skab gejst, glæde og fællesskab – og udfordre hinanden

Møder skal være effektive, men også inspirerende. Fokuser på formålet med mødet – og bring gejsten og glæde ved det fælles projekt ind i mødet. Brug også afslutningsvis tid på at reflektere over jeres beslutninger på mødet: Har I tænkt for traditionelt, har I udfordret hinanden, er der noget, I har overset?

6:  Gentænk mødeformerne – og skab ny energi

Vores mødeform er enorm traditionel med bagen i sædet, bassen på bordet og kaffe i kruset. Skab helt nye rammer for jeres møder. Drop mødeservering, fjern stolene fra mødelokalet, så I står op – gå en tur rundt om bygningen i stedet. Hvis I skal være i et mødelokale, så sæt en kurv ved indgangen, hvor alle lægger deres elektroniske devices. Hold korte tavlemøder, hvor I med udgangspunkt i f.eks. afdelingens strategiske mål tager en hurtig runde på ugens resultater og kommende indsatser. Flyt møder over til Skype, så I undgår rejse- og anden spildtid.

Allan J. Christensen, ledelsesrådgiver i Cambiamento