Færre og mere effektive møder i 2019

Vi holder flere og flere møder, og mødedeltagerne oplever ofte, at mødet i større eller mindre grad har været decideret spild af dyrebar tid.

751657912.jpg
Helt overordnet har vi en mødekultur i Danmark, som er på vej i en forkert retning, og hvor deltagerne føler, at mødet er spild af tid. Illustration: Iris Fold sammen
Læs mere

Der kan være mange gode anledninger i årets løb til at tage rutiner, arbejdsgange og systemer op til kritisk overvejelse – og afskeden med ét år og springet ind i et nyt er for mig altid en oplagt anledning at overveje, om der er ting i udførelsen af mit lederjob, som jeg kan gøre smartere, bedre eller hurtigere.

Så nu, hvor vi om et par dage skal tage pænt afsked med 2018, er det tid til at kigge kritisk på, om der er vaner, jeg også skal sige pænt farvel til. Sideløbende med grublerierne foretager jeg på denne tid af året en fysisk oprydning i papirer, bøger og avisudklip. I bunken af sidstnævnte faldt jeg forleden dag over en artikel fra Jyllands-Posten i sommer. Her skrev foredragsholder og forfatter Soulaima Gourani om sine vaner i arbejdslivet.

»Jeg har afskaffet møder og jobsamtaler, og mine ansatte holder fri, når de vil«, lød overskriften på debatindlægget.

Det er som sådan ikke så epokegørende som leder at give sine ansatte fri de dage, de gerne vil, så længe det i øvrigt kan hænge sammen med kollegernes ønsker, mængden af arbejdsopgaver og det antal fri- og feriedage, der er indgået aftale om. Men jeg synes derimod, at der ligger noget vældig interessant i udsagnet om at afskaffe møder, så i forhold til mit kig ind i det nye år er det værd at reflektere over både antallet af møder, jeg deltager i og inviterer til, og den måde, de bliver gennemført på.

Helt grundlæggende tror jeg ikke, at det er god målsætning helt at ville afskaffe fysiske møder, hvor man sætter sig omkring et bord med en agenda og træffer nogle beslutninger. Men der kan være rigtig god grund til at kigge sine mødemønstre efter i sømmene og luge ud i de møder, der ikke er nødvendige, og kigge på både den tid, man berammer møder til, og måden, de bliver styret på. De fleste af de møder, vi som ledere deltager i, er berammet til en time eller mere. Men med stram styring kunne en halv time eller 45 minutter ofte være tilstrækkeligt.

Vi har helt overordnet en mødekultur i Danmark, som er på vej i en forkert retning. Dels holder vi flere og flere møder, dels er oplevelsen ofte hos mødedeltagerne, at mødet i større eller mindre grad har været decideret spild af dyrebar tid.

I Lederne har vi i flere omgange i undersøgelser sat fokus på møder og mødekultur på de danske virksomheder. Senest lavede vi sammen med analyseinstituttet YouGov i 2017 en analyse blandt 1.847 ledere, som viste, at kun hver fjerde leder vurderer, at udbyttet af møder står i fornuftigt forhold til de ressourcer, der bruges på møderne. Og seks ud af ti ledere oplever med mellemrum at deltage i møder, som er direkte overflødige.

Ifølge undersøgelsen tilbringer lederne i Danmark 12 timer om ugen i et mødelokale, hvilket sammenlignet med en tilsvarende undersøgelse fra 2015 er en stigning på næsten to ugentlige timer. Både i den private og offentlige sektor er mønsteret, at lederne bruger stadig mere tid i mødelokaler.

Udviklingen er en alvorlig reminder om, at man som arrangør skal være særdeles bevidst om, at møderne skaber værdi for alle, og at det er de rigtige deltagere, som bliver inviteret. Og så har vi som ledere et ansvar for at opbygge en kultur, hvor vi går forrest med hensyn til ikke at holde længere møder end højest nødvendigt, hvor møderne styres stramt, og hvor det er legitimt ikke pr. automatik at acceptere alle mødeindkaldelser, men derimod helt o.k. på forhånd at spørge, hvorfor man er inviteret til et konkret møde.

Når deltagerne i førnævnte undersøgelse svarer på, hvad der skal til for at skabe bedre sammenhæng mellem ressourceforbrug og udbytte af møder, peger over halvdelen på behovet for en bedre mødekultur og bedre mødeledelse. Prøv for eksempel, kære læser, at spørge dig selv, om alle de møder, du deltager i, har en dagsorden og en mødeleder, som styrer talerækken og tiden? Jeg gætter på, at dit svar ligesom mit er nej.

Jeg véd ikke, om det ligefrem skal være mit nytårsforsæt – men jeg vil i 2019 forsøge at have fokus på, at der skal holdes færre, kortere og endnu mere effektive møder.

Godt nytår – både i og uden for mødelokalerne!