Få styr på driftsmonstret og skab tid til ledelse

Som leder står du tit i den klassiske konflikt at være klemt mellem dine egne driftsopgaver og det at bedrive ledelse. Trine Kolding, der er specialist i personlig effektivitet og planlægning, giver gode råd til at frigøre tid.

Foto: WEERACHAT. Skal du skabe mere tid til dine opgave som leder og blive mere effektiv, er det en kombination mellem lavpraktiske værktøjer og mindset, der skal til, siger underviser Trine Kolding, der selv har truffet en beslutning om at arbejde 37 timer om ugen.
Læs mere
Fold sammen

Som leder er du ofte klemt mellem dine driftsopgaver og ledelsesopgaven. Driften kan du under ingen omstændinger skubbe, så det er tankerne om ledelse, udvikling og strategi, der igen bliver udskudt. Og der kommer aldrig lige tidspunktet, hvor du har tiden. Derfor kommer du som leder i konflikt med dig selv – og har dårlig samvittighed.

Ekspert i personlig effektivitet og planlægning Trine Kolding siger, at ledere ofte får arbejdet mange timer ud over kontortiden, fordi de må tage aftener og weekender i brug for at få plads til ledelsesopgaven og de store tanker om udvikling og strategi.

»Det skaber så den næste konflikt: konflikten mellem arbejdslivet og familielivet. Derfor handler det om at få frigjort tid, så arbejdet kan nås i arbejdstiden og der kan blive frigjort mere tid til ledelse,« siger Trine Kolding, der holder kurset Den effektive leder – fra tidsstyret til tidsstyrer i IDA for ledere.

I stedet for at få tid – det sker nemlig aldrig – så skal du lære at tage tid. Det kan du gøre gennem konkrete tips og metoder, men meget af det handler om, at du skal ændre dit mindset.

Dilemmaet for tidsoptimistiske ledere

Mange ledere er tidsoptimister – de mener, at alting kan nås på kun fem minutter, de planlægger i sidste øjeblik, og de præsterer selv bedst under pres – og stresser derfor deres omgivelser.

»De meget tidsoptimistiske ledere kan opleve, at deres medarbejdere går i den anden grøft og bliver tidspessimister. Det kan give konflikter, usikkerhed og som leder oplever du, at de alle har nej-hatten på – og jo mere du peptalker, jo mere pessimistiske bliver medarbejderne,« forklarer Trine Kolding.

Derfor skal du som leder lære at agere anderledes, så der bliver balance mellem de forskellige tidstyper. Tidspessimisterne kan drive tidsoptimisterne til vanvid, fordi de aldrig synes, at de har tid nok. Derfor opfatter tidsoptimisterne pessimisterne som negative.

Lær i stedet dine medarbejdere at få styr på afbrydelserne i hverdagen og bliv mere effektiv.

Gør op med dogmer om normal arbejdstid

Trine Kolding har skrevet en bog om ’Den effektive leder – succes med en 40 timers arbejdsuge’. I arbejdet med bogen oplevede hun ledere, der bevidst havde gjort noget for at skabe tid og effektivitet i deres hverdag. De havde mod til at gøre op med dogmet om, at du ikke kan være leder på normaltid.

»Jeg har mødt ledere på kurser og til coaching, der oplevede ubalance i arbejds- og familielivet. Derfor skrev jeg bogen, hvor jeg eftersøgte ledere, der lykkes med den balance. Selvfølgelig findes der brancher, hvor man som leder forventes af lægge mindst 60 timer om ugen, men det provokerer mig, at lederne generelt mener, at de ikke kan gøre noget ved det,« siger Trine Kolding, der selv har truffet en beslutning om at arbejde 37 timer om ugen.

Derfor udfordrer Trine Kolding ledere til at tænke over om de kan gøre noget anderledes – og om de kan pille ved forestillingen om, at de skal have arbejde i mange timer om ugen.

»Jeg oplever mange ledere, der bliver provokeret, når der bliver talt om en 40 timers arbejdsuge. Men det handler om at tage nogle bevidste valg, der kan gøre dig mere effektiv,« lyder konklusionen fra Trine Kolding.

Fra tidsstyret til tidsstyrer

Der er ti træk, der karakteriser effektive ledere. De har truffet en beslutning, de har fokus på resultaterne, de har klare mål, de prioriterer, forventningsafstemmer og har fokus og koncentration. De er tidsrealistiske, de er fleksible i deres planlægning, så de minimerer spildtid. De har lært kunsten ikke at blive en mødenarkoman. Og de har mod til at rykke ved dogmet om lederes lange arbejdsuge.

»Det er klart kombinationen af lavpraktiske værktøjer og mindset, der gør en forskel – og som gør, at du som leder kan gå fra at være tidsstyret til at styre tiden, være tidsstyrer. Du får et klart billede af dine vigtigste opgaver – og du ved, hvordan de skal prioriteres i din hverdag. På den måde kan du lave en realistisk planlægning, som holder,« siger Trine Kolding og fortsætter:

»Når du har lært at frigøre tid, kan du give værktøjerne videre til dine medarbejdere og på den måde hjælpe dem til også at få større effektivitet og overblik. Det er jo altid på agendaen som leder at skabe et team, som arbejder effektivt sammen.«

Artiklen er oprindeligt bragt på universe.ida.dk.