De vanskelige vanskelige samtaler

At gennemføre samtaler om ringe præstationer, meget fravær eller andre ømtålelige emner er en svær, men nødvendig del af lederjobbet – og det kræver grundig forberedelse.

Foto: Scanpix Danmark. Vibeke Skytte skriver om ledelse.
Læs mere
Fold sammen

I takt med mere og mere fokus på god ledelse, er der også kommet ekstra fokus på de ledelsesopgaver, som virkelig kræver, at man mestrer sit håndværk. Én af disse ledelsesopgaver er den vanskelige samtale.

I løbet af en lederkarriere kan ingen af os komme uden om, at vi ind i mellem skal afholde vanskelige samtaler. Det kan være en samtale om en ringe præstation, en uacceptabel adfærd, sygefravær eller måske en opsigelse. Samtalerne er nødvendige, og man kan som leder hverken udsætte eller undgå dem – især ikke, hvis man ønsker at ændre noget.

Hvad vi kategoriserer som en vanskelig samtale kan være meget forskelligt fra leder til leder, men fælles træk er, at samtaler kan opleves som vanskelige, fordi man kan være bekymret for medarbejderens eller egne reaktioner under eller efter samtalen, man mangler måske erfaring, eller man vil måske helst undgå konflikter og har udsat en samtale, som er blevet endnu mere påtrængende og måske dermed samtidig endnu mere vanskelig.

Jeg har igennem årene haft samtaler, som jeg helt bestemt vil kategorisere som vanskelige. Jeg husker især en samtale, hvor jeg som ung chef skulle tage en snak med en leder om en uacceptabel adfærd. Jeg var egentlig ikke nervøs for samtalen, for årsagen var reel nok, men det var mere det, at han var ældre end mig, havde længere anciennitet, og jeg var bare »stedfortræder« for hans chef, som ikke var til stede -–og der skulle ageres på hændelsen samme dag. Det, jeg nok var mest nervøs for, var at blive »kørt over«: Ville han nægte, ville han overfuse mig, eller ville han insistere på kun ville tale med sin chef?

Om jeg gjorde det godt eller skidt, var vi selvfølgelig to til at vurdere, men jeg havde selv efterfølgende en god fornemmelse, og efter min vurdering var mit budskab blevet forstået. Men måske var min fornemmelse kun rigtig i min optik? Måske var den pågældende leders vurdering, at min præstation var ringe? Og muligvis havde han ret – hvem ved? Kunne det tænkes, at vi ledere ind imellem har lidt svært ved at erkende, at vi måske ikke er så gode til de vanskelige samtaler, som vi tror, vi er?

Evnen til at kommunikere hænger unægteligt sammen med at gennemføre en vanskelig samtale succesfuldt, og det er da også min oplevelse, at ledere, der er dygtige til at kommunikere, også har lettere ved at gennemføre de vanskelige samtaler.

Men kommunikation gør det ikke alene. En meget væsentlig kompetence er også at forstå og rumme andre mennesker, så man er i stand til at få sagt de rigtige ting på det rigtige tidspunkt, og ikke mindst ved, hvornår man blot skal lytte, så man efterfølgende er i stand til at tackle forskellige reaktioner og tilbyde fornuftige løsningsforslag.

At praktisere ledelse kræver træning, og det gælder også disciplinen vanskelige samtaler. De skal genemføres på en ordentlig og respektfuld måde, så begge parter kommer bedst muligt ud af samtalen. Jeg tror på, at træning – og gerne én-til-én træning med en sparringspartner, hvor man træner samtalen og de sandsynlige reaktioner – styrker kompetencerne, og min erfaring er, at man faktisk ikke kan træne nok. Man vil aldrig kunne mestre denne disciplin 100 pct., for alle situationer og reaktioner er forskellige, men man kan med træning og erfaring komme tæt på.

Hvis en vanskelig samtale med en medarbejder ikke er håndteret på den bedste måde fra lederens side, kan man næsten være sikker på, at det ikke forbliver en velbevaret hemmelighed. Men jeg er slet ikke i tvivl om, at hvis man som leder har holdt en vanskelig samtale, så er man godt selv klar over, om man har gjort det godt eller skidt – jeg har i hvert fald aldrig været i tvivl.