Afstem forventninger om e-mails uden for arbejdstid

Hvordan sikrer vi hver især, at vi både kan passe vores arbejde med de stadig stigende krav, det indebærer, og samtidig have et godt, velfungerende privat- og familieliv?
Læs mere
Fold sammen

Balancen mellem vores arbejdsliv og privatliv – på nudansk work/life-­balancen – er helt berettiget blevet et af tidens store fokusområder.

Hvordan sikrer vi hver især, at vi både kan passe vores arbejde med de stadig stigende krav, det indebærer, og samtidig have et godt, velfungerende privat- og familieliv? Og hvad betyder det i den sammenhæng, at de fleste af os bærer rundt på en smartphone, hvor arbejdsmails og SMSer tikker ind, uanset om vi rent fysisk befinder os på jobbet eller derhjemme?

For et par uger siden offentliggjorde Lederne en ny undersøgelse om lederes kommunikation anno 2016, og her retter vi blandt andet luppen mod den del af lederkommunikationen, som foregår uden for normal arbejdstid.

Undersøgelsen viser, at 29 procent af lederne vurderer, at det er i orden at sende arbejdsrelaterede e-mails eller SMSer til medarbejdere uden for normal arbejdstid, mens størstedelen, 44 procent, svarer »til dels«. Hver fjerde leder synes slet ikke, at lederen skal sætte fingeren på »send«-knappen« uden for normal arbejdstid.

Til gengæld har kun tre procent af lederne en forventning om, at medarbejderne også svarer på mail og SMS uden for normal arbejdstid, mens ­20 procent »til dels« har den forventning – underforstået at der kan være helt særlige omstændigheder, som gør, at en mail eller SMS sendt kl. 20 kræver medarbejderens respons.

76 procent af lederne svarer klart nej til, at de forventer svar på beskeder sendt på skæve tidspunkter.

Der er set fra min stol slet ingen tvivl om, at der er stor forskel på både virksomhedstyper og arbejdspladskulturer i relation til denne problemstilling.

I nogle brancher kan man ganske enkelt ikke nøjes med at operere i tidsrummet fra 9 til 16.30, for eksempel hvis man er globalt orienteret og agerer på kryds og tværs af tidszoner. Er man leder i en sådan virksomhed, bliver der i sagens natur sendt mails på alle tidspunkter af døgnet – også nogle gange til medarbejdere.

Men det er samtidig meget vigtigt at holde fast i undersøgelsens tal om, at det overordnet set er yderst sjældent, at lederne forventer svar på mail og SMS sendt til medarbejderne, når de har forladt arbejdspladsen.

Der ér og bliver forskel på at have ledelsesansvar og på at være medarbejder, og derfor er det ikke hverdagskost for medarbejdere at skulle svare på mails om aftenen eller meget tidligt om morgenen.

Men det kan ske – og det synes jeg faktisk er helt OK set i forhold til dels den fleksibilitet, rigtig mange medarbejdere har som en indbygget del af arbejdslivet, dels i forhold til de teknologiske muligheder, smartphonen giver. Et hurtigt svar på en SMS eller en mail kan således ofte klares fra sofaen eller haven.

Det, der er vigtigt, er, at ledelsen kommunikerer klart med medarbejderne og afstemmer gensidige forventninger for at undgå, at der er ligger et uudtalt forventningspres hos medarbejderne om, at de altid bør svare på lederens mail. Det kan f.eks. gøres ved, at lederen klart siger til sine medarbejdere, at han eller hun i reglen ikke forventer svar på mails sendt uden for normal arbejdstid – og at lederen i tillæg hertil kommunikerer tydeligt i de undtagelsestilfælde, hvor en mail eller SMS om aftenen kræver svar.

I Frankrig er man gået så vidt, at det for ansatte i store virksomheder er blevet forbudt ved lov at sende og besvare e-mails, når arbejdsdagen er slut, samt i weekender og ferier.

Intentionen er at forebygge arbejds­relateret stress. Personligt tror jeg ikke på den franske forbudsmodel – jeg tror meget mere på klar kommunikation og klar forventningsafstemning end på love og rigide regler.