It er en kommunikationsopgave

Minikronik.

De fleste virksomheder oplever at indføre nye it-systemer. Enten fordi man ønsker noget bedre, eller fordi man efter en fusion eller et opkøb skal ensrette rutinerne.

Her glemmer mange ledere, at ny teknologi er en omstillingsproces for den enkelte medarbejder. Mange overlader opgaven til it-afdelingen alene. Og det er en fejl.

Det er i høj grad en Human Ressource-opgave at formidle konsekvensen af omstillingerne ud til medarbejderne: Hvorfor skal vi have det, og hvordan bruger vi det?

I første omgang skal virksomhedens strategi kommunikeres: Hvorfor får vi nye systemer? Og er der noget medarbejderne har krav på at vide? Hvad betyder de nye systemer for den enkelte medarbejder? Hvis det har konsekvenser skal det meldes ud, så man undgår rygtedannelse. Psykologisk set går det ud på at gøre medarbejderne trygge ved fremtiden.

Den næste opgave består i at gøre det så nemt som muligt for medarbejderne at omstille sig. Mange virksomheder tager let på uddannelsen, og så er det, at man oplever spørgsmålet:

Ja, det er fint nok, at den her it-løsning er en del af en langsigtet vækststrategi, men hvor tænder jeg?

Drop tykke manualer. Medarbejdere over 35 år er ikke opvokset med computere, og ændringer i programmer og rutiner kan være en stor mundfuld. Begreber der falder naturligt i it-afdelingen, kan lyde som volapyk i produktionen. Derfor skal virksomheden lære at tale i øjenhøjde og det betyder, at man må segmentere internt.

Hvem skal have hvad at vide, og hvordan skal det fortælles det er et spørgsmål, man meget tidligere skal gøre sig klart. Superbrugere skal undervises grundigt i at formidle stoffet videre til brugerne på alle niveauer. Og det gøres ikke ved at sende brugerne en halv dag ned i it-afdelingen og se en Power Point præsentation. Lav for eksempel en portal med information, Q&A, nem pædagogisk grafisk materiale, hvor man kan hente svar på alt. En portal der løbende bliver opdateret, efterhånden som nye spørgsmål opstår.

Der ligger også en klar økonomisk fordel i at uddanne og informere brugerne. For hvis de føler ejerskab, vil de først og fremmest bruge systemerne, men det vil også give brugere, der aktivt forholder sig til systemerne og kan være med til at gøre dem bedre. Selv om det umiddelbart er en stor post på det interne budget, vil den hurtigt tjene sig hjem i øget effektivitet.

Nøgleordet i processen er samarbejde. Og her spiller kommunikationen hovedrolle. Hvis vi tidligt i processen inddrager medarbejdere fra forskellige dele af virksomheden med forskellige specialer, kan vi tidligt i forløbet skabe en fælles forståelse for retningen.

Og vi kan give svarene før spørgsmålene opstår. På den måde får vi et system, der kører og bliver udnyttet optimalt af medarbejdere, der forstår, hvorfor deres rolle er vigtig.