Hård kurs mod papir-regninger

Af frygt for at leverandørerne kan vinde hævd på at fortsætte med papirregninger, ventes de offentlige myndigheder at afvise alle fakturaer, der ikke sendes elektronisk fra start 1. februar 2005.

- Vi anbefaler alle kommuner, at de afviser papirfaktuaer fra 1. februar. Hvis man gentagne gange accepterer fysiske fakturaer, kan man efterfølgende få svært ved at stille krav om elektroniske fakturaer, siger chefkonsulent Jakob Harder fra Kommunernes Landsforening (KL).

En chance

Lyngby Taarbæk kommune er en af de kommuner, der har informeret samtlige leverandører om de nye procedurer for behandling af fakturaer. Og leverandørerne holdes i kort snor.

- Vi vil forhindre, at man vinder hævd på at kunne levere fakturaer på den "gammeldags" metode, siger ekspeditionssekretær Henning Vejlbo fra kommunens økonomiafdeling.

Lyngby-Taarbæk kommune accepterer den første papirregning fra leverandørerne, der modtages efter ordreafgivelse foretaget i de første to måneder efter de nye regler træder i kraft.

- Vi giver leverandørerne en chance, men de efterfølgende fakturaer bliver returneret. Hvis vi går på lovens bogstav og afviser alt fra start, vil det slå for hårdt, udtaler ekspeditionssekretør Henning Vejlbo fra kommunens økonomiafdeling.

Tilbageholder betalingKommunen vil i overgangsperioden tage en kopi af den fysiske regning. Kopien returneres til leverandøren om, at alle regninger i fremtiden skal sendes elektronisk for, at betaling kan finde sted.

Samtlige papirfakturaer, der modtages efter 1. april 2005, vil blive tilbagesendt leverandøren med oplysning om, at den regningen først bliver betalt når kommunen har modtaget den elektronisk.

Jakob Harder forventer, at en del kommuner efter 1. februar i en overgangs periode vil betale den første faktura, som ikke modtages elektronisk.

- Men så bør kommunerne skrive tilbage til leverandøren, at næste gang så går denne ikke.

Han kan godt forstå, at kommunerne kan have svært ved at sige nej til leverandørerne, men af praktiske årsager kan det ikke anbefales.

Baggrunden for de nye fakturegler er, at samtlige offentlige myndigheder fra 1. februar kan stille krav om at alle fakturaer skal sendes elektronisk.

Virksomheder med en omsætning på mindre end 15 mio. kan gratis sende de fysiske fakturaer til et såkaldt Læs-Ind bureau som sørger for den videre forsendelse.

Dog skal alle fakturaer som noget nyt indeholde oplysninger om EAN-lokationsnummer, ordre eller rekvisitionsnummer, personreference eller anden reference samt det interne konteringsnummer.