E-mails skal bruges med omtanke

V i kender det nok alle sammen. Virksomheden har lanceret et nyt produkt og er sikker på, at det vil interessere en bred kreds.

Virksomheden har i forskellige databaser hos kolleger og medarbejdere indsamlet mailadresser på en række kontaktpersoner,

som vil være oplagte modtagere af det glade budskab. Det nemmeste er at sende en e-mail til kontaktpersonerne.



Almindelig

post koster porto, trykning og pakning, hvorfor det er helt oplagt at sende e-mail til kontaktpersonerne.



Imidlertid vil virksomheden

sandsynligvis ikke opfattes som ansvarlig, hvis den uden yderligere overvejelser udsender en stribe enslydende e-mails til kontaktpersonerne.



E-mailnyhedsbreve

er i dag et af de vigtigste redskaber til direkte markedsføring. Anvendelse af e-mailmarkedsføring kræver indsigt

og erfaring med kommunikation, teknologi og jura.



Uden at være bevidst om det, risikerer virksomheder at offentliggøre adresser,

overtræde lovgivningen eller blive opfattet som udsender af spam.







E n FDIH-arbejdsgruppe bestående af kompetente

specialister har arbejdet indgående med at udarbejde retningslinjer om, hvordan virksomheder kan anvende e-mailmarkedsføring

på en fornuftig og hensigtsmæssig måde og naturligvis inden for gældende lovgivning. Retningslinjerne skal

ses som en checkliste til virksomheder, som ønsker at udvise ansvarlighed i forbindelse med e-mailmarkedsføring.



Retningslinierne

fokuserer på, hvordan virksomheder kan sikre at værdien af e-mails opretholdes, og samtidig sikre at ens e-mailnyhedsbreve

bliver betragtet som et værdifuldt redskab i modtagerens arbejde. Nøgleordene for FDIHs anbefalinger er først

og fremmest ærlighed, ansvarlighed og åbenhed.



Med ærlighed menes, at e-mailafsenders skal indeholde nødvendig

og præcis information, der ikke giver anledning til negative overraskelser.



Det betyder, at afsenders identitet skal fremgå,

at emnefeltet skal svare til det faktiske indhold og at e-mailens indhold skal svare til det aftalte, da modtageren gav samtykke.







M

ed ansvarlighed menes først og fremmest, at alle modtagere på forhånd skal have givet samtykke. Det er i forvejen

reguleret af lovgivningen, men reglerne justeres løbende. Afsender skal desuden opretholde tilstrækkelige sikkerhedsinitiativer

til at sikre,at de indsamlede oplysninger behandles fortroligt. Endelig skal svar håndteres ansvarligt, effektivt og i overensstemmelse

med god markedsføringsskik.



Med åbenhed menes, at alle e-mails skal inkludere en mulighed for, at modtageren kan

framelde sig yderligere e-mails, at der når man indhenter tilladelse til at sende e-mails informeres om, hvilke markedsføringsformål e-mailadressen

vil blive brugt til, at modtageren skal kunne få oplyst, hvorfra afsenderen har fået hans e-mailadresse, og hvilke præferencer

han er registreret under, og at afsender skal informere om hvilke personlige informationer og adfærd, der opsamles og anvendes.



FDIH

anbefaler, at virksomheder i forbindelse med e-mailmarkedsføring i Danmark efterlever nedenstående 10 retningslinjer.

Retningslinjerne skal ses som en checkliste til virksomheder, som ønsker at udvise ansvarlighed i forbindelse med e-mailmarkedsføring.



Retningslinjerne

fra FDIH kan findes på www.fdih.dk