ABB sparer på rejserne og holder virtuelle møder

Siden august 2001 har rejsepolitikken hos ABB krævet, at medarbejderne i hvert enkelt tilfælde vurderer, om rejsen kan erstattes af et virtuelt møde. Det har givet store besparelser på rejsebudgettet - og produktiviteten er steget med 15 procent på tre år.

ABB sparer på rejserne og holder virtuelle møder - 1
Hos ABB i Skovlunde har man indrettet et lokale til videokonferencer, udstyret med den nødvendige kamera- og tv-teknologi. Her er det adm. direktør Claus Madsen, travel manager Mogens Dalsgaard samt kommunikations- og marketingdirektør Martin Broberg, foran og bag skærmen.<br> Foto: Liselotte Sabroe
Læs mere
Fold sammen
Medarbejderne hos ABB A/S rejser ikke så meget, som de har gjort. I stedet for at tage toget til Odense eller flyet til Aalborg, klarer de sagen ved hjælp af IT-teknologien.

Brugen af virtuelle møder har på blot tre år totalt ændret rejsemønstret og mødevanerne hos den danske del af den schweiziske ABB-koncern, der er markedsleder inden for kraft- og automationsteknologi til industrien og energisektoren.

Travel manager Mogens Dalsgaard, ABB, har regnet på tallene fra før og efter ændringen af rejsepolitikken i august 2001. I 2000 var rejsebudgettet hos ABB i Danmark 14,5 mio. kr. Året efter, hvor ændringen trådte i kraft i august, brugte ABB 10,2 mio. kr. på rejser. Og i 2002 og 2003, hvor den nye rejsepolitik har haft fuld virkning, er tallene overbevisende:

»I 2002 sparede vi 1,2 mio. kr. i forhold til året før, og sidste år sparede vi 1,9 mio. kr. i forhold til 2002. Nu er det ikke hele besparelsen, der skyldes anvendelsen af virtuelle møder. Men møderne sparer os alene for rejseudgifter på cirka en mio. kr. om året,« siger Mogens Dalsgaard.

Mødet kan tit droppes
Helt konkret tilsiger rejsepolitikken hos ABB, at man altid skal vurdere, om rejsen kan erstattes af et virtuelt møde. Og det kan den oftere, end man skulle tro.

De rejsende medarbejdere hos ABB skal endvidere anvende økonomirejser, når det er muligt. Der skal konsekvent bookes via selskabets erhvervsrejsebureau, CWT, som også administrerer rejsepolitikken, herunder leverandøraftalerne (som dog forhandles af Mogens Dalsgaard).

Via anvendelse af American Express betalingskort genereres rejsestatistikken i Zürich, opdelt på lande. Statistikken anvendes bl.a. som forhandlingsbasis over for leverandørerne.

Teknologisk gennembrud

Ifølge adm. direktør Claus Madsen, ABB, er der flere årsager til, at virksomheden først de senere år er begyndt at anvende virtuelle møder som et reelt alternativ til det personlige møde, hvor deltagerne samles i samme lokale.

»For det første har den krævede IT-teknologi ikke været tilstrækkeligt god. Det er den først blevet for et par år siden. I dag er der ingen tekniske problemer af betydning forbundet med at mødes virtuelt via computeren, telefonen eller en kombination af de to,« mener direktøren.

»Desuden har 11. september flyttet meget i mange virksomheders måde at tænke på. Først og fremmest på det økonomiske plan, men også hvad sikkerheden angår. Hos ABB har det primært været de økonomiske problemer, der var afgørende for, at vi begyndte at overveje, hvor meget vi skal anvende på rejser,« forklarer Claus Madsen.

ABB-koncernen har været gennem en turbulent tid, hvor ABB i Danmark dog kan prale af, at tallene på bundlinien altid har været sorte. Den globale rejsepolitik, der udstikkes i moderlandet Schweiz, har givetvis været påvirket af økonomien - som nu er i bedring.

Tre slags møder
Helt konkret opererer ABB med tre typer af virtuelle møder.

Nederst i bygningen på Meterbuen i Skovlunde har ABB indrettet et videokonference-lokale, hvor kombinationen af kamera, computer og tv gør det muligt at afvikle møder med andre dele af ABB, hvor deltagerne kan se og høre hinanden - med en lille forsinkelse.

En anden mulighed er telefonkonferencer, hvor deltagerne simpelthen kobles sammen på samme telefonlinie. Rene telefonmøder er lette at sætte op - og velegnet til korte møder.

Den tredje løsning er, at man kombinerer teknologierne i »Same-Time« telefonkonferencer, hvor telefon og computere spiller sammen. Her kan deltagerne sidde med hver deres pc og f.eks. se den samme Power Point-præsentation.

Plads til flere møder
Selv om man måske skulle tro, at videokonferencen er den mest personlige af de tre muligheder, fordi deltagerne kan se hinanden, er ABB mere og mere gået over til »Same-Time«.

»Det har bl.a. vist sig, at der sker noget uhensigtsmæssigt, når vi holder en videokonference. Deltagerne i de to rum kommer ubevidst til tænke på »os« og »dem«, hvor alle deltagere jo helst skal tilhøre det samme hold. Det er en af grundene til, at vi oftere og oftere erstatter videokonferencer med »Same-Time«,« forklarer Mogens Dalsgaard.

Adm. direktør Claus Madsen behøver blot se på sin egen kalender for at dokumentere, at der er andre fordele ved virtuelle møder end besparelserne på rejsebudgettet.

»Fra starten var det noget, vi alle sammen skulle vænne os til. Men i dag kan jeg mærke på min egen hverdag, at jeg har fået plads til mange flere møder i min kalender end før. Ofte kan man på meget kort tid arrangere og gennemføre et hurtigt telefonmøde mellem en række deltagere, hvor et personligt møde måske havde taget to måneder at sætte op,« siger Claus Madsen.

Går der ikke noget tabt ved at mødes virtuelt og ikke personligt?

»Vi holder skam stadig masser af personlige møder, hvor vi fysisk er i samme rum. den slags møder er nødvendige, når man diskuterer værdier og kultur, adfærd og holdninger. Det ville være en fejl at tro, at det fysiske møde kan afskaffes. Det er nødvendigt, når der skal træffes vigtige, strategiske beslutninger. Men »Same-Time« møder er faktisk bedre, når man skal udveksle tal og facts. Så sidder man og ser de samme ting på pc'en.«

I hvilke situationer anvender I de virtuelle møder?

»Det er nødvendigt, at deltagerne kender hinanden godt i forvejen. Ellers får man dem ikke til at sige deres ærlige mening under et virtuelt møde. Vi bruger det især internt i Danmark. Når der er deltagere fra flere lande, er det fysiske møde at foretrække. På en videokonference får man ikke glimtet i øjet eller kropssproget med,« svarer Claus Madsen.

Højere produktivitet
ABB i Danmark afviklede sidste år 110 videokonferencer, heraf 20 med ABB i udlandet, samt 900 »Same-Time« møder (mod 500 året før). Claus Madsen tror, tendensen går mere og mere i retning af »Same-Time«, mens videokonferencer vil blive reduceret.

Samtidig kræver brugen af videokonferencer ved f.eks. kundemøder, at også kunderne har tilsvarende tekniske faciliteter. Det har f.eks. Lego og Danish Crown, mens andre ikke har det.

De virtuelle mødeaktiviteter harb betydet meget mere end besparelserne på rejsebudgettet. I den periode, hvor ABB har benyttet sig af den nye mødetype, er virksomhedens produktivitet (omsætning pr. medarbejder) braget i vejret med 15 procent - på tre år.

»Vi kan ikke tilskrive det hele de virtuelle møder, men jeg vil tro, de har en stor del af æren. Vores medarbejdere sparer masser af arbejdstimer, når de kan blive hjemme i stedet for at rejse. Til et møde et sted i Danmark bruger man ofte en hel dag, og er det i udlandet, går der som regel mindst to dage. Hjemme kan det måske klares på en time,« forklarer Claus Madsen.

Travel manager Mogens Dalsgaard har regnet videre på tallene.

»ABB-koncernen afholder globalt i gennemsnit cirka 30 af den slags virtuelle møder i døgnet, alle årets dage. Det svarer til mere end 50.000 medarbejderes årlige deltagelse. Så besparelserne er enorme,« mener Mogens Dalsgaard.

»Telefonmøder giver desuden ofte mere effektive møder. Desuden kan de enkelte deltagere, hvis dele af mødet ikke er relevant for dem, udnytte tiden til andre ting. Det kan man ikke i et møde, man er samlet om. Mødestrukturen er ganske enkelt mindre formel med telefonmøder.«