Brevkassen: Hvad skal vi gøre, når vi ikke kan afholde generalforsamling?

I denne uges brevkasse er en læser interesseret i, hvad der gælder i en forening, når bestyrelsen har udskudt generalforsamlingen.

En læser er i denne uge interesseret i en række problematikker, når en forening har måttet udsætte generalforsamlingen. Fold sammen
Læs mere
Foto: Matej Kastelic/Panthermedia

Kære brevkasse.

En forenings bestyrelse påtænker at udsætte en generalforsamling grundet de nuværende påbud om maksimum størrelse af forsamling, øvrige henstillinger og påbud.

Hvilke problemstillinger indebærer det i forhold foreningens regulativer, som ofte foreskriver, at generalforsamlingen skal være afholdt inden for en bestemt periode.

De bestyrelsesmedlemmer, som er afgående, har de stadig mandat?

Hvis der er bestyrelsesmedlemmer, som er udtrådt  i det forløbne år uden erstatning, så bestyrelsen er »underbemandet« – hvad så?

Er bestyrelsen i det hele taget beslutningsdygtig efter det tidspunkt, hvor generalforsamlingen skulle være afviklet?

Med venlig hilsen

S.W.

Brevkassen


Få svar på spørgsmål om blandt andet arv, skilsmisse, skat, boligkøb, jura, økonomi og pension.

Alle spørgsmål anonymiseres. Det er desværre ikke muligt at svare på alle henvendelser. Svar gives i Brevkassen samt i Berlingske om lørdagen. Berlingske Media forbeholder sig retten til at offentliggøre spørgsmål og svar i alle husets medier.

Skriv til brevkassen@business.dk

De færreste foreningsvedtægter – om nogen overhovedet – har forudset covid-19. Der kan være tilfælde, hvor det er kritisk/nødvendigt for foreningen at afholde generalforsamling, for eksempel hvor foreningen vil tabe penge eller en anden svær situation. I så fald må der findes en alternativ måde at få truffet beslutning på, og spillerummet vil være større end ellers. Blot er det vigtigt, at det sikres, at alle så vidt muligt får mulighed for at blive hørt.

Hvis der ikke er denne nødvendighed, mener jeg, at vi ikke skal være for firkantede. Danmark kaldes et foreningsland. Vi har mange af dem, og som regel finder vi ud af det i mindelighed. Den fremgangsmåde kender jeg en del foreninger, der har anvendt. Her har bestyrelsen meddelt, at generalforsamlingen vil blive indkaldt hurtigst muligt, når det lader sig gøre igen. I de tilfælde jeg kender, har den valgte bestyrelse fortsat arbejdet som en slags forretningsministerium, hvilket betyder, at bestyrelsen foretager, hvad der er nødvendigt, mens større tiltag – der ikke allerede er vedtaget – må vente.

Jeg har også oplevet, at en generalforsamling blev afholdt sådan, at det var muligt at deltage fysisk, men det var ønsket af ledelsen, at muligheden kun blev udnyttet af dirigenten og formanden, mens de øvrige deltog virtuelt. Der var i forbindelse med tilrettelæggelsen af generalforsamlingen taget højde for at klare afstemninger, og det var muligt at tage ordet via mikrofon eller chat. Den virtuelle form havde i det nævnte tilfælde den betydning, at alle fattede sig i korthed, og valgproceduren blev klaret ved, at antallet af kandidater svarede til det antal, der skulle vælges.

Hvis der nu var blevet brug for afstemninger, og hvis det gav vanskeligheder, hvad gælder så ved »systemsvigt«, kan man spørge. Her er det korte svar, at hvis fejlen skyldes den enkelte bruger, må det være på dennes risiko. Er det en fejl, der skyldes ledelsen, så afhænger gyldigheden af, om den eller de tekniske svigt har haft reel betydning for resultatet. I bekræftende tilfælde vil der indtræde ugyldighed.

En fuldstændig elektronisk generalforsamling i en forening kræver hjemmel i vedtægterne. Uden sådan hjemmel kan den ikke afholdes på denne måde.

Det må formodes, at foreningens årsregnskab og budget er klar, og det bør udsendes til medlemmerne, selv om generalforsamlingen bliver udskudt. Indtil generalforsamlingen kan godkende budgettet, må bestyrelsen holde sig inden for et for foreningen sædvanligt driftsbudget. Det betyder, at foreningens løbende sædvanlige udgifter må betales.

Der kan være akut behov for tiltag, som jeg skrev i indledningen, og jeg har set eksempler på, at det er klaret ved udsendelse af forslag og afholdelse af skriftlig brevafstemning efter en beskrevet og tilrettelagt procedure.

De bestyrelsesmedlemmer, der er på valg, er jo fortsat valgt. Men når valgperioden er udløbet, er der ikke et formelt mandat. Vedkommende bør udfylde pladsen sammen med den øvrige bestyrelse og forvalte opgaven med respekt herfor, men der er naturligvis et behov for, at den daglige ledelse – som udøves af bestyrelsen – fortsætter.

Hvis der mangler bestyrelsesmedlemmer, fordi der er kørt med »underskud«, så må dette yderligere influere på det arbejde, der udføres, men problemet kan først løses ved en generalforsamling. De tilbageværende har ikke mandat til selv at hyre ind.

Det er vigtigt, at bestyrelsen fortæller medlemmerne, hvorfor den har valgt at disponere, som det sker – for eksempel at udskyde generalforsamlingen – og samtidig bør der meddeles en ny dato ud for generalforsamlingen.

Hvis et eller flere medlemmer er uenige i beslutningen om at udskyde generalforsamlingen, kan medlemmerne indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvor bestyrelsens vurdering kan omstødes. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling på baggrund af uenighed om bestyrelsens beslutning skal ske i overensstemmelse med foreningens vedtægter.

Der gælder særlige regler for selskaber, herunder for udskydelse af generalforsamlingsafholdelse. Disse regler vil blive medtaget ved fortolkning af foreningshandlinger i covid-19-tiden, og de understøtter en fleksibel fortolkning med plads til sund fornuft.

Myndighedernes anbefalinger kan ses her https://www.sst.dk/da

Med venlig hilsen

Allan Ohms, advokat (H) og mediator

www.ForumAdvokater.dk