Engang imellem kan det som leder være sundt at sætte sig ned og reflektere over, hvad man bruger sin arbejdstid på – og i den forbindelse om timerne, dagene og ugerne måske kan udnyttes endnu bedre. En af de ting, som med det samme springer i øjnene, når jeg kigger på min egen kalender, er, at jeg bruger rigtig meget tid på at holde møder – flest med medarbejdere og lederkolleger, men også med eksterne samarbejdspartnere og kontakter.
I runde tal er cirka halvdelen af min arbejdstid henlagt til diverse mødelokaler, og der er tale om en kurve, som stille og roligt er steget de seneste år.At møder fylder rigtig meget i de fleste lederes arbejdsliv understreges i en ny undersøgelse om møder og mødeledelse, som Lederne offentliggør senere på året.
Hvis de mange møder så alle er nødvendige og giver et stort udbytte, er det fristende at trække på skuldrene og tænke, at møder således blot må kategoriseres som en god og nødvendig del af lederjobbet. Men rent faktisk viser undersøgelsen, at flere ledere betragter en stor del af møderne som overflødige og kendetegnet af dårlig mødeledelse. Og fire ud af ti mener sågar, at møder i nogen grad kan betegnes som ”unødvendige forstyrrelser” i arbejdsdagen.
Min personlige grundlæggende holdning er, at møder over en bred kam har en god og nødvendig funktion, så jeg er ikke med i det kor, der fra tid til anden plæderer for, at man med fordel helt kan sløjfe alle møder. Jeg mener, at møder er fine fora til at træffe beslutninger. Ledere bruger møder til at drøfte strategi, forretnings- og produktudvikling eller daglig drift, og de bruger møder til at blive informeret.
Så langt, så godt. Men jeg mener samtidig, at der er i mange virksomheder og organisationer er en voksende tendens til både at holde alt for mange møder og alt for lange møder. Det er blevet kutyme, at man indkalder til et møde også i de tilfælde, hvor beslutningen faktisk meget nemmere og hurtigere kunne træffes under en telefonsamtale eller ved lige at lægge vejen forbi medarbejderen eller kollegaens skrivebord.
Og der er endvidere opstået en tendens til, at møder bliver berammet til at vare en time eller mere – også selvom den orientering, der skal gives, eller den beslutning, som skal træffes, med den rette disciplin kan klares på den halve tid.Netop ordet ”disciplin” fører mig over til det, som er min hovedpointe, når det gælder møder – nemlig at et godt møde kræver forberedelse, struktur og ledelse for ikke at ende som ”unødvendige forstyrrelser” i arbejdsdagen.