Anti-stress i indbakken

Emails er en af de værste stressfaktorer for moderne mennesker, men det er faktisk muligt at tage magten over sin egen indbakke i løbet af en times tid. Læs her, hvordan Fris medarbejder kom sin mailstress til livs.

Tegning: Lars Andersen Fold sammen
Læs mere

Forlængst tilbage på job efter ferien. Mailboxen bugner, selv om jeg lovede mig selv at få luget ud i den lige efter ferien. Noget jeg i øvrigt har lovet mig selv mindst en gang om måneden de seneste fem-seks år...

Jeg tager mig sammen og luger ud. Men lige meget hjælper det. Uanset hvor meget jeg rydder op, smider ud og arkiverer i andre mapper, så ligger der altid mindst 50 mails tilbage i indbakken, som jeg ikke KAN smide ud eller arkivere men som jeg på den anden side heller ikke lige ved, hvad jeg skal gøre ved.

De ligger der bare. Og de stresser mig på den irriterende måde, hvor bevidstheden om dem tager en lillebitte bid af min energi hele tiden. Så uanset hvor meget jeg rydder op, så indfinder den ønskede følelse af overblik sig aldrig.

Men hvad sker der så? Endnu en mail dumper ind i min indbakke. En læser vil lige gøre mig opmærksom på en hjemmeside om, hvordan jeg kan tage magten over min mailbox, så den ikke tager magten over mig!

Det viser sig, at læseren har læst noget, jeg har skrevet om at slette mails efter ferien. Og nu synes han lige, han vil hjælpe mig med at få ro i sindet.

Jeg er skeptisk. Både sådan i al almindelighed og når det gælder løfter om mail-oprydning i særdeleshed.

For mapper og struktur har jeg nok af. Udover »Indbakke«, »Kladder«, »Sendt« og »Alle dokumenter« har jeg 15 mapper i mit mailsystem. De har navne som »Gem diverse«, »Vagtplan«, »Nyt fra huset«, »Ideer«, »Husk« og »Efteruddannelse«. Logiske og velstrukturerede navne, når jeg selv skal sige det men overblik giver de altså ikke. Så jeg har ikke brug for flere mapper, hvis det er det, hjemmesiden drejer sig om.

Og hvis det drejer sig om nogle højteknologiske sorteringsmekanismer, er jeg også stået af. Jeg har ikke tid tid at bruge en formiddag på at sætte mig ind i et program, som automatisk sorterer min post og som jeg ikke er sikker på, om jeg kan eller tør bruge.

På den anden side... Jeg er jo ikke den eneste på arbejdsmarkedet, der jævnligt lider af mail-stress og har håbløse, romantiske dagdrømme om det enkle arbejdsliv med papirpost, papirklips, papir-telefonbøger og måske en fax i ny og næ. Måske er der virkelig noget at hente for alle os, der pligtskyldigst åbner, læser, forholder os til og endda gemmer alle de mails, vi muligvis kunne tænkes at få brug for på et eller andet tidspunkt ude i fremtiden. Mange af dem i øvrigt omhandlende emner, vi aldrig burde have fået information om, i form af cc-mails (også kaldet »cover-my-ass-mails«) om alskens projekter, initiativer og planer, som ikke direkte berører os eller vores arbejde.

Så det er altså både mængden af mails og håndteringen af dem, der er stressende, hvis man vel at mærke ikke er den rå type, der koldblodigt sletter hele mailboxen med jævne mellemrum og lader som om det var et uheld... vel vidende, at hvis det er vigtigt nok, skal folk nok skrive igen. (Så skidt med, at der ryger en ordre eller et vigtigt møde med chefen i svinget...).

Men tilbage til mine 15 nydelige mapper med mails, som ganske vist er arkiveret korrekt men hvor overblikket desværre også er arkiveret. Jeg går ind og læser på www.howtomanageemails.com og bliver mødt af gyldne løfter om alle gevinsterne ved at bruge den beskrevne metode:

* Min indbakke vil fremover være tømt tre-fire gange om dagen.

* Jeg vil altid være klar over, hvad der bliver mailet til mig.

* Jeg vil altid modtage svar fra kolleger på mails, jeg har sendt dem.

* Jeg vil spare 15-30 minutter hver dag.

* Det bliver generelt behageligere for mig at bruge email.

* Min karriere vil blive fremmet, da jeg vil blive kendt som hende, der altid besvarer mails og altid følger op på egne mails.

Hmm. Det lyder næsten for godt til være sandt. Men jeg klør på.

Først skal jeg oprette tre nye mapper...

(....)

Hov. Hvad var det? Der er gået ca. tre kvarter, og jeg sidder her med en indbakke med fire mails i. Det er ikke sket, siden jeg blev oprettet som bruger af avisens mailsystem. Og det er mange år siden...

Jeg kigger på den korte liste. Det ser helt forkert ud. Og endnu vigtigere: Der mangler noget... en følelse af tyngde, nej rettere: En følelse af tyngende arbejdspres. Pludselig er den lille mail-stress i maven væk, og jeg kan ikke længere sige til mig selv: »Arrrrgh, alle de mails. Jeg ved ikke, hvor jeg skal begynde...«

For nu ved jeg præcis, hvad der skal gøres først og hvad jeg kan følge op på senere, når jeg har tid. Og samtidig har jeg stadig alle mine 15 dejlige mapper med mails, som jeg har brug for at kunne finde igen. Nu ved jeg bare, at de kun indeholder ting, jeg har taget stilling til. En herlig fornemmelse.

I løbet af det næste par uger vænner jeg mig til at bruge systemet, og til min overraskelse virker det. Det er ikke fordi, jeg ikke stadig bruger tid på at læse, sortere og forholde mig til alle mine mails... men nu føler jeg faktisk, at jeg opnår netop det overblik, som anstrengelserne burde munde ud i.

Jeg kan mærke, at jeg er mere koncentreret om alt det arbejde, der ligger mellem maillæsningen. Jeg går også hjem fra arbejde med en større bevidsthed om, hvad jeg skal i gang med næste dag. Og hvis man er typen, der ofte logger på arbejdsmailen hjemmefra om aftenen for lige at se, hvad der venter næste morgen, så vil jeg tro, at den vane kan begrænses af den ny mappestruktur.