»Med gode rutiner og det rigtige værktøj kan udlægshåndtering gøres meget enkelt og samtidig spare mange arbejdstimer.«
Ordene er Sara Palm Dahlbloms. Hun er ansvarlig for corporate support hos Eurocard, og hun mener, at virksomhederne relativt enkelt kan gøre livet lettere for deres medarbejdere.
Her er et par tips fra Sara, som løser nogle af de mest almindelige udfordringer, som hun hører om fra sine kunder:
Det er besværligt at indlevere papirkvitteringer
»Det er vi helt enige om, og vores egen rapport, som vi har lavet sammen med Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, viser, at det kan tage op til 55 minutter for en virksomhed at håndtere et enkelt udlæg. Det faktum, at det tager så lang tid, skyldes ofte den manuelle håndtering af papirkvitteringer,« siger Sara Palm Dahlblom.
Løsning: Digitalisér din udlægshåndtering
»Virksomheder, der ikke bruger et udlægshåndteringssystem, kan digitalisere deres udlægshåndtering ved hjælp af Eurocard Pro app’en, som har let anvendelige funktioner til hvert trin i processen,« forklarer hun.
For eksempel kan en medarbejder få betydelig bedre kontrol over egne udlæg og undgå at indlevere papirkvitteringer ved blot to trin:
Tag et billede af papirkvitteringen med scannerfunktionen i Eurocard Pro app’en efter købet. Kvitteringen matches derefter straks med den rigtige transaktion i app’en.
Send derefter udlægget til den medarbejder, der skal godkende udgiften. Alt sker i app’en - intet papirarbejde er nødvendigt.
Sara Palm Dahlblom, ansvarlig for corporate support hos Eurocard »Ledere og administratorer mister nemt kontrollen over virksomhedens udgifter og bruger tid på at indhente kvitteringer og udfylde rapporterne korrekt«
Det er vanskeligt at få et overblik, og der er for mange fejl i udlægsrapporterne
»Kvitteringer mangler, manuelle udlægsrapporter udfyldes forkert, og mange udlægsrapporter skal godkendes i »sidste øjeblik«. På den måde mister ledere og administratorer kontrollen over virksomhedens udgifter og bruger tid på at indhente kvitteringer og udfylde rapporterne korrekt,« fortæller Sara Palm Dahlblom.
Løsning: Få et digitalt overblik over alle udlæg
»Vores udlægshåndteringsmodul er en webbaseret løsning, hvor oplysninger om alle virksomhedens kortkøb indsamles og opdateres i realtid. Ledere og administratorer kan når som helst logge ind i modulet og:
- Se hvilke udlæg, der er rapporteret, og hvilke der er på vej.
- Kategorisere og godkende udlægsrapporter.
- Sende godkendte rapporter til økonomisystemet let og enkelt.«
Udlægshåndteringsmodulet er en del af Eurocard Pro app’en, og kortindehaveren kobler den enkelte kvittering til den rigtige transaktion i app’en før udlægget sendes til godkendelse i udlægshåndteringsmodulet.
