Annonce
Annonce

Outsourcing af facility management handler om optimering af ressourcer

Foto: Scanpix Fold sammen
Læs mere

De færreste virksomheder har viden og kompetencerne til at udnytte og drifte deres bygninger optimalt. Outsourcing kan ikke kun føre til besparelser, men styrkelse af konkurrenceevnerne.

Denne artikel er en del af annoncetillæget 'Strategisk Outsourcing'. Se alle artikler her

Ekspertpanel: Sådan styrker FM virksomhedernes kampkraft


Flemming B. Engelhardt, Administrerende direktør, Newsec Datea
Outsourcing af facility management er et spørgsmål om virksomhedens fokus og fleksibilitet. Ledelsen af enhver virksomhed har behov for at fokusere på at være i markedet og vinde markedsandele. Den skal ikke bruge sin energi på at drive kantiner eller vedligeholde virksomhedens bygninger. Ledelsen skal fokusere på kerneforretningen.

Fleksibilitet handler om skalering af services. Vi kender det fra kontorhoteller, hvor der i forhold til traditionelle kontorer eller domiciler er en helt anden balance i de investeringer, man som virksomhed skal foretage i sit lejemål. Omkostningerne til den indretning, virksomheden har behov for, kan ofte deles mellem udlejer og lejer, og man kan sammen fastsætte en bindingsperiode for virksomhedens set up.

Virksomhederne er afhængige af denne form for fleksibilitet for at være konkurrencedygtige. Er der vækst, skal de kunne udvide deres kapacitet for at imødekomme efterspørgslen. Går det den anden vej, skal de kunne drosle ned for at reducere omkostningerne.

Et vigtigt element i facility management er den digitale værktøjskasse, der kan bruges til at styrke virksomhedens kampkraft – for eksempel ved at skabe et bedre arbejdsmiljø eller en bedre udnyttelse af møderum. Den bygning, virksomheden lejer sig ind i, kan være indrettet med sensorer, der måler indeklimaet eller indsamler data om brugen af mødelokaler, så virksomheden bedre kan planlægge, hvor og hvornår den skal holde møder.

Outsourcing af facility management er et strategisk valg, som topledelsen skal foretage sig. Det handler ofte om størrelsen på virksomheden, eftersom mindre virksomheder måske ikke har ressourcerne eller kompetencerne til at varetage opgaven knivskarpt internt. Meget store virksomheder har en anden virkelighed og kan derfor bedre foretage et valg mellem interne og eksterne løsninger.

Det er min vurdering er, at de fleste store virksomheder driver facility management som en hybrid mellem insourcing og outsourcing, hvor fokus er på procurement og på at holde kontrakten og sikre, at man får den ydelse og service, man har aftalt.

 


 


Thomas Fog, Divisionschef for Coor Property, Coor

Strategisk outsourcing af facility management handler om mere om ressourcer og fleksibilitet. Det handler om partnerskaber, hvor man udover strategisk rådgivning får adgang til det rette match af kompetencer, knowhow og teknologi. I en tid hvor der er kamp om ressourcerne er det som medarbejder mere attraktivt at være i en virksomhed, hvor service er strategisk og ikke bare en intern omkostning.

Hvis toplederen ser på sit driftspersonale, har virksomheden måske mange fuldtidsansatte, men bliver deres evner og tid udnyttet tilstrækkeligt? Virksomheden har måske en VVS’er gående, der kun bruger sine kernekompetencer få timer om dagen, mens han bliver sat til at udføre elektrikeropgaver og tømreropgaver resten af tiden, hvilke han er nogenlunde god til. Men set fra virksomhedens side bliver opgaverne sandsynligvis ikke løst med de bedste kompetencer - resultatet vil være derefter.

Outsourcing handler også om at have adgang til personale, der har den seneste viden, kernekompetencer og teknologi indenfor deres område i den mængde tid, der er behov for. Hvis virksomheden skal udnytte sine faciliteter optimalt, er det vigtigt give plads til nytænkning og teknologi, der kan effektivisere driften.

Internet of Things giver toplederen overblik. Elektroniske følere registrerer tilstedeværelse i mødelokaler og taler sammen med virksomhedens elektroniske kalendere for at kortlægge aktivitet og gøre lokalerne klar til møder. Intelligente løsninger kan sikre effektiv og velgennemført drift og samtidig bidrage til at minimere driftsomkostningerne. Hvorfor skal varmen eksempelvis være tændt mellem kl. 23:00-06:00, hvis lokalerne ikke benyttes?

Vi kommer også til at høre mere til mobility-begrebet og grøn omstilling indenfor servicebranchen det næste år - lige fra anvendelse af el-køretøjer til sporing af nærmeste medarbejder til opgaven, så unødvendig tid, transport og energi reduceres til et minimum.

Facility management leverandører begynder bl.a. at registrere deres servicefolks lokation, så den enkelte kunde hurtigere kan få hjælp til at løse en opgave. Hvis kunden befinder sig i centrum af København, hjælper det ikke, at leverandøren ringer til en medarbejder, der befinder sig i Roskilde til at løse opgaven, hvis man har en medarbejder kørende på Amager.

 


 


Claus Fibiger, Administrerende direktør, Lindpro

Virksomhedens største omkostning findes typisk ikke i opførelsen eller vedligeholdelsen af en bygning, men derimod i lønningerne til medarbejderne. Når topledelsen overvejer at outsource organisationens facility management, bør optimering af medarbejdernes arbejdsvilkår derfor være højt prioriteret, således at de bedste betingelser for at skabe resultater bliver skabt.

Uanset om virksomheden råder over en ny eller en gammel ejendom, handler det for topledelsen om at få et overblik over, hvordan ejendommen anvendes, hvilke anlæg der er i ejendommen, og hvordan mennesker interagerer med hinanden.

Toplederen bør derfor prioritere indsamling af data, der kan give overblik over, hvor der er personer i bygningen, koncentrationen af medarbejderne, og hvordan det påvirker medarbejdernes output, når bygningen driftes på en given måde. Står en virksomhed overfor at opføre en ejendom, er det vigtigt, at der allerede i planlægningsfasen tænkes på medarbejdernes forhold, og hvordan indretning, tekniske installationer og efterfølgende drift influerer på menneskers interaktion med hinanden og deres arbejdsvilkår.

I fremtiden vil vi se kobling af tekniske installationer, der konkret kan fortælle topledelsen om medarbejdere og besøgendes præferencer og behov, når de befinder sig i bygningen. Installationerne indsamler data, hvorfor det er vigtigt, at installationerne udveksler data med hinanden, således at forholdene kan optimeres. På denne måde får virksomhedens topledelse et klart overblik over, om kontormiljøet eksempelvis er behageligt for medarbejderne, og hvorvidt bygningen driftes rigtigt.

Står toplederen overfor de strategiske overvejelser om, hvordan facility management kan styrke virksomhedens kampkraft, handler det om at tænke i flow; fra design, over byggeri til efterfølgende drift, så menneskerne, der opholder sig i bygningen, leverer det optimale output.

 


 


Liselotte Panduro, Nordic COO, CBRE Global Workplace Solutions

Når vi rådgiver vores kunder om outsourcing af alt fra optimering af bygningsdrift, teknisk projektledelse og drift af datacentre til global porteføljestyring, bunder det altid i en åben og ærlig dialog med virksomhedens ledelse. Fokus er her på balancen mellem optimering af den økonomiske agenda kontra risikoprofil og kvalitet i driften.

Uden det rette beslutningsgrundlag kan dette blive en unuanceret diskussion, og derfor er et af de vigtigste parametre inden for real estate og facilities management at skabe overblik og indsigt i alle de facetter, som en virksomhedsleder skal kende for at kunne træffe de rigtige beslutninger.

Gennem overblikket kan vi i dialog med virksomheden synliggøre mulig-heder og konsekvenser af de beslutninger, der træffes, og på den måde vurdere, hvordan det er bedst for virksomheden at outsource driften og få mere værdi for pengene. Kan man som facilities og real estate manager hjælpe en virksomhed med at vurdere data og fremvise kvalitative analyser, kan man hjælpe med at skabe og synliggøre en virksomheds beslutningsgrundlag. Og det vil i den grad styrke kampkraften for alle ledere og medarbejdere indenfor real estate og facilities management.

Som det første skal man have styr på porteføljen og få den digitaliseret. Når man har overblik over, hvor mange medarbejdere, man har i forhold til kvadratmeter, og hvad det koster at drifte og vedligeholde aktiverne, har man taget det første skridt i processen mod at få styr på sine driftsomkostninger.

Næste skridt er at analysere og bench-marke sin udnyttelse af kvadratmeterne, vurdere forskelle i omkostninger mellem driften af bygningerne, konsekvensberegne på ændringer i kvalitetsniveauer og meget mere. Det kræver, at man har en omfattende mængde data samt et teknologisk fundament for at kunne nå sit mål, Har man det, åbner det en ny verden af indsigt, der vil underbygge beslutningskompetencen på direktionsgangen, og dét styrker en virksomheds kampkraft mærkbart.

Denne artikel er en del af annoncetillæget 'Strategisk Outsourcing'. Se alle artikler her