Annonce
Annonce

Hvorfor vælge et projektbaseret ERP-system som vidensvirksomhed?

Læs mere
Fold sammen

Som vidensbaseret virksomhed arbejder man oftest i projekter, og ens forretningsprocesser adskiller sig fra dem, man ser i en handelsvirksomhed eller en produktionsvirksomhed.

Når man som en virksomhed, der lever af at sælge viden, skal vælge ERP-system, giver det mening ikke nødvendigvis at vælge et generisk system, men snarere at kigge efter et projektbaseret ERP-system.

Hvad kendetegner en vidensvirksomhed?
I en vidensvirksomhed genereres hovedparten af omsætningen fra projekter, der udføres for kunderne – hvis det er et reklamebureau, vil man kalde pågældende projekt for et job eller på et advokatkontor for en sag. Selve salgsprocessen er drevet af såkaldte ’opportunities’, dvs. eventuelle fremtidige kunder, man skal udføre et projekt for. Når man således er ’opportunity’-drevet i sit salgsarbejde, vil man i førsalgs-fasen bruge megen tid på at estimere tid, budget og ressourcer på det projekt, man vinder, hvis man lukker sit salg.

For at kunne gennemføre sine projekter har vidensvirksomhederne brug for deres største aktiv, medarbejdernes viden, ekspertise og færdigheder. Alle disse skal i spil, når man har vundet et projekt. Da begynder projektlederne at styre projektet og f.eks. sørge for, at de rigtige ressourcer med de rette kompetencer er ledige til projektet, samt at man overholder tidsplan og budget.

Kunne du tænke dig at deltage på Danmarks største konference om forretningskritiske løsninger til erhvervslivet d. 19 november? Tilmeld her

De vigtigste elementer i et projektbaseret ERP-system
Vidensvirksomheder arbejder altså i projekter, og det er altafgørende, at de har systemer, der understøtter deres projekters livscyklus. Et projektbaseret ERP-system dækker arbejdsprocesserne i en vidensvirksomhed fra ”vugge til grav”, fra projektet opstår i en salgsfase, til det er afsluttet og færdigfaktureret. Mange typer medarbejdere er involveret i denne slags projekter – f.eks. specialister, økonomimedarbejdere og projektledere – og for at gøre arbejdet mest muligt effektivt for hver rolle i et projekt, er mange moderne ERP-systemer rollebaseret således, at hver type medarbejder har deres egne menuer og tilpassede brugergrænseflader.

ERP-system fra Deltek sikrer overblik og økonomi hos Alectia
For Alectia, der er en af Danmarks førende rådgivere inden for byggeri, var man primo 2014 nået til den konklusion, at man var ved at miste gennemsigtigheden for både projektledere og ledelse om sammenhængen mellem økonomi og projekter. Ligeledes savnede man et overblik over de enkelte projekters fremdrift set i relation til måneds- og årsresultater.

Det eksisterende ERP-system var for vanskeligt at bruge og gav ikke det fornødne overblik, hvorfor man begav sig ud i en udbudsrunde, hvor Deltek bød ind med sin projekt-baserede ERP-løsning Deltek Maconomy.

- Det endte med, at vi valgte Deltek Maconomy-løsningen ud fra kriterier om brugervenlighed, fleksibilitet og mulighed for at overdrage dele af ansvaret ud til husets omkring 450 projektledere. Vi lever af at sælge vores 700 medarbejderes tid, og dermed skal tidsregistreringen være meget brugervenlig, intuitiv og administrativt nem at håndtere. Tidsregistreringen skulle altså være lige til at gå til[KHØ1], projektlederne skulle have et lettilgængeligt overblik over projektøkonomien, og samtidig skulle det være nemt for vores ledere at skaffe sig et hurtigt overblik over både økonomi og fremdrift i de enkelte projekter. Og det har vi fået med Maconomy-systemet fra Deltek, fastslår CFO Heine Thorsgaard, Alectia A/S.

Projektteam sikrede driften
I forbindelse med implementering af det nye Maconomy-system fra Deltek stod Alectia overfor to store opgaver: dataoverførsel og systemskift. Til at sikre et gnidningsfrit forløb blev der nedsat et projektteam på 40-50 medarbejdere, der på forholdsvis få måneder gennemførte begge opgaver.

- Vi valgte en ”big bang”-overgang, hvor vi tog det gamle system ud af drift den ene dag og gik i luften med det nye dagen efter. Deltek stillede med en projektleder samt tre primære konsulenter, der dækkede de fem fagområder, vi på forhånd havde specificeret systemet skulle dække: CRM, økonomi, projektledelse, løn og ressourcestyring. Vi har fået et rigtig godt system, der alt i alt er langt mere sammenhængende end det gamle, slutter CIO Claus Birkholm, Alectia A/S.

Kunne du tænke dig at deltage på Danmarks største konference om forretningskritiske løsninger til erhvervslivet d. 19 november? Tilmeld her