Annonce
Annonce

ERP-rådgiver: Test er afgørende for succes med nye forretningssystemer

De værste problemer ved udskiftningen af virksomhedens forretningssystem kan undgås, hvis man sørger for at teste og tilpasse systemet, før det tages i brug, lyder rådet fra ERP-rådgiver og chefkonsulent.

billede
Læs mere
Fold sammen

Mange virksomheder er i disse dage ved at skifte deres gamle forretningssystem ud med et nyere et af slagsen. Infor og andre store ERP-producenter har for nylig udgivet deres systemer i private cloud-udgaver, som gør det muligt for selv store virksomheder at lægge de gamle servere til storskrald.

At udskifte et ERP-system er dog langt fra en simpel øvelse. Der er flere skrækhistorier om, hvordan nye forretningssystemer har lammet virksomheder, fordi systemerne ikke er blevet testet og tilpasset på forhånd.

Derfor er det afgørende, at virksomheder sørger for at foretage de nødvendige test, før et nyt system tages i brug, forklarer Helle Scheelfeldt Lykkegaard, chefkonsulent hos ERP-rådgivningsvirksomheden HerbertNathan & Co.

»Det er noget, som virksomheder skal tage meget alvorligt,« siger han og uddyber:

»Det hænder, at nogle køber et standardsystem og så bare går ud fra, at det virker. De tester måske, at det teknisk fungerer, men får ikke testet, om det virker på samme måde, som man forventer i forretningen.«

ERP-systemer skal tilpasses forretningen
Hver virksomhed har sin egen måde at drive forretning på og kan derfor sjældent tage et standardsystem i brug uden videre. Selvom ERP-systemer som eksempelvis Dynamix AX er kommet i cloud-udgaver, kan de stadig tilpasses den enkelte virksomhed.

Her ligger ansvaret på den enkelte virksomhed for at teste om løsningen kan følge med ifølge Helle Scheelfeldt Lykkegaard.

»Både kunder og leverandører har et stort ansvar, men i sidste ende er det kundens ansvar at sikre, at systemet er veltestet, og at data er i høj nok kvalitet og reelt kan understøtte forretningen,« siger han og understreger, at det kan være en udfordring, når der er pres på for at skifte systemet ud hurtigt.

Et forretningssystem skal oftest tilpasses med særlige regler for arbejdsrutinerne i den enkelte virksomhed. Eksempelvis kan der være et krav om, at chefen først skal adviseres og godkende de indkøb, som medarbejderne foretager til et bestemt beløb. Sådanne regler bliver bygget op over mange år og integreret i de eksisterende systemer i større virksomheder. Men når det nye system kommer på banen, risikerer alle disse tilpasninger at gå tabt.

»Der kan komme e gab mellem opsætningen i det nye og gamle system. Derfor er det afgørende at få det håndteret gennem test og uddannelse, ellers siger medarbejderne bare, at det her system er dårligere end det gamle,« siger Helle Scheelfeldt Lykkegaard.

Skær processen op i mindre bidder
ERP-rådgiveren anbefaler virksomhederne at splitte udskiftningen af ERP-systemet op i mindre bidder. På den måde undgår man samtidig mastodontiske projekter, der tager livet af organisationen.

»Vores anbefaling er, at man sørger for at have så snævert et scope som muligt,« siger Helle Scheelfeldt Lykkegaard og kommer med et eksempel:

En virksomhed med afdelinger i henholdsvis Danmark og Sverige kan sidde med to forskellige ERP-systemer, som de nu gerne vil have erstattet med én samlet fællesløsning. Det ideelle ville her være at se på begge virksomheders krav og behov og få designet den nye løsning, så den dækker det hele. Men derefter bør kun én af virksomhederne starte med systemet.

»Der er ingen grund til at begge går i gang med udskiftningen på samme tid. Den første kan fjerne eventuelle fejl og uhensigtsmæssigheder, og så kan den anden virksomhed tage næste fase,« siger Helle Scheelfeldt Lykkegaard og afslutter:

»Det er vigtigt, at tage økonomisystemet i brug i starten, mens det er okay at have andre systemer, som kører ved siden af. Så laver man midlertidige integrationer og tager den udvidede funktionalitet i brug i de næste faser. På den måde undgår man, at projekterne bliver for store og komplekse.«

Læs mere om konferencen og tilmeld dig her