Annonce
Annonce

Effektivisering af alt fra events til konferencer

Foto: Scanpix Fold sammen
Læs mere

Formålet med al outsourcing er at få eksperter til at håndtere det, de er bedst til med det formål at forbedre bundlinjen. Det gælder også tilrettelæggelse af konferencer, møder og events, hvor professionel indsigt kan sikre effektivisering.

Denne artikel er en del af annoncetillæget 'Strategisk Outsourcing'. Se alle artikler her

Af Katrine Krebs

»Når virksomhederne outsourcer er det for at få den bedste og nyeste viden på et felt. Sådan er det også i forhold til tilrettelæggelse af konferencer, møder og events. Interne medarbejdere i en virksomhed sidder ofte med andre opgaver og har ikke den brancheindsigt, der kan sikre den bedste og mest prisvenlige løsning,« siger Camilla Frank.


Som CEO for konference-, møde- og eventbureauet CF1701 har Camilla Frank klare holdninger til, hvorfor outsourcing kan betale sig. PR-foto

Som CEO for konference-, møde- og eventbureauet CF1701 er hun specialist på sit felt og ved, hvorfor outsourcing kan betale sig. ”En brancheekspert har indsigt og kender markedets prissvingninger og tendenser. Forhandlingsstyrken bliver kraftigere afhængig af, hvad der rører sig af store kongresser og arrangementer. Koordineringsarbejdet med at tilrettelægge, ringe rundt og booke er også mere effektivt og ressourcesparende for en fagperson,” forklarer Camilla Frank.

Selv outsourcer CF1701 også til dem, der er bedst til opgaven – for eksempel med at varetage udenlandske virksomheder og destinationer ud fra deres sprog og kulturforståelse.

Læs mere om CF1701 her

Fordi tid er penge
Personligt står Camilla Frank selv for dansk kundekontakt og fremvisning af konference & eventsteder, hvor hun er et kendt ansigt. Hotellerne er vant til et tæt samarbejde med eksterne konferenceplanlæggere. Et af hotellerne er Clarion Hotel Copenhagen Airport, der er en del af kæden Nordic Choice Hotels med 200 hoteller i Skandinavien. Et af de største hoteller ligger i København og har 29 konferencerum, hvoraf de 14 er placeret i lufthavnen. Hotellet har en hel afdeling, som tilrettelægger konferencer, møder og events, og her er de enige i, at det kan betale sig for virksomhederne.

»Der er ingen tvivl om, at virksomhederne sparer tid og dermed optimerer økonomisk ved at outsource tilrettelæggelse. Professionelle konsulenter har en indsigt, som ingen virksomheder kan matche selv. På den måde kan virksomhederne fokuserer på det, de er bedst til, og det skaber naturligvis merværdi,« lyder det fra Miri Sumiq, der er General Manager på Clarion Hotel Copenhagen Airport.


Miri Sumiq er General Manager på Clarion Hotel Copenhagen Airport, der afholder konferencer, møder og events både på hotellet og i lufthavnens Terminal 3. PR-foto

»Virksomhederne skal naturligvis overveje, om de forhandler direkte med et hotel eller har et bureau inde over som mellemled. Uanset hvad vil der være tid sparet på detaljeplanlægning som forplejning og underholdning, hvor en erfaren tilrettelægger også har kontakter til konferenciers og artister,« fortæller Miri Sumiq.

Læs mere om møder og konferencer

Den fleksible fremtid
»Med outsourcing af konferencer, møder og events sikrer virksomhederne sig, at økonomien hænger sammen, fordi det er bureauets ansvar, at budgettet holder. Samtidig får de professionel sparring på deres ønsker,« forklarer Camilla Frank fra CF1701 og uddyber:

»Hvis der er mange til spisning, nytter det ikke noget, alle skal have a la carte, for så kan køkkenet ikke følge med. Så kan vi som professionelle foreslå en alternativ løsning. Det samme hvis ønsket er et afslappet arrangement. Uanset hvad oplever jeg, at virksomhederne både sætter stor pris på at få professionel viden og value for money.«

Hos CF1701 bliver blikket ofte vendt mod udlandet for at se, hvordan markedet udvikler sig. Her er det mange steder normalt med professionelle platforme, hvor virksomhederne lægger deres behov for konference i udbud, så bureauer og hoteller kan byde ind med en løsning.

»Outsourcing er et strategisk tiltag, og jeg tror kun, vi kommer til at se mere af det. Ikke kun på konferenceområdet men generelt i samfundet. Fast arbejde og en hverdag fra 8-16, tror jeg er på vej til at blive udfaset. Både virksomheder og jobtagere kommer til at vænne sig til en langt højre grad af fleksibilitet og løbende forandringer,« mener CEO Camilla Frank.

Denne artikel er en del af annoncetillæget 'Strategisk Outsourcing'. Se alle artikler her