Sponsoreret af Comwell Hotels

Danske vidensarbejdere bruger i gennemsnit over 15 timer om ugen på møder. Alligevel vurderer næsten halvdelen af dem, at en betydelig del af den tid er spildt. For en mellemstor virksomhed med 200 ansatte svarer det til tusindvis af tabte produktivitetstimer om året — en omkostning, der sjældent optræder i noget regnskab, men som mærkes tydeligt på bundlinjen.

Så hvad er det, der går galt?

Problemet starter, før mødet begynder

Forskning i mødeeffektivitet peger konsekvent på de samme fejlkilder: uklart formål, forkert deltagersammensætning, passive formater med envejskommunikation og rammer, der hverken understøtter koncentration eller kreativitet. Resultatet er møder, der dræner energi frem for at skabe den.

Det paradoksale er, at de fleste virksomheder investerer betydeligt i selve mødeindholdet — præsentationer, data, talere — men sjældent i mødets design. Hvordan lokalet er sat op, hvornår pauserne falder, hvordan deltagerne aktiveres, og om forplejningen understøtter energiniveauet — det overlades som regel til tilfældighederne.

Når mødeplanlægning bliver en fagdisciplin

Comwell har taget konsekvensen af den indsigt. Med mere end 55 års erfaring inden for møde og konference har hotelkæden udviklet MeetingDesign — et koncept, der behandler mødeplanlægning som en egentlig fagdisciplin.

Konkret betyder det, at virksomheder, der booker møder hos Comwell, får en dedikeret MeetingDesigner tilknyttet. Ikke en konferencekoordinator, der sørger for kaffe og stole, men en professionel rådgiver, der starter med at spørge: Hvad skal I opnå med det her møde?

”Vores Meetingdesignere går lige et lag dybere ned, når vi arrangerer møder og events. Vi spørger bl.a. ind til, hvad formålet er med mødet og hvilket udbytte kunden forventer. Det kan være et strategimøde eller en helt ny ledergruppe, som skal lære hinanden at kende. Så ud fra formålet sætter vi de rigtige rammer. Vi spørger måske lidt mere end andre arrangører, men det gør vi simpelthen for at sikre det bedste arrangement,” siger Erfa-formand for MeetingDesignerne i Comwell Hotels og hoteldirektør for Comwell Køge Strand, Pernille Pokriva.

Derfra tilrettelægges alt fra lokaleopsætning og tidsplan til pausestruktur og forplejning, så rammerne aktivt understøtter mødets formål. Et beslutnings­møde kræver andre fysiske rammer end en innovationsworkshop, og et kursusforløb over to dage har andre behov end et bestyrelsesmøde på tre timer.

Forskellen mærkes i praksis

At rammerne gør en forskel, er ikke kun teori. Virksomheder, der regelmæssigt afholder møder og konferencer hos Comwell, fremhæver netop den professionelle mødeplanlægning som en afgørende faktor.

"Comwell følger professionelt op løbende på vores behov inden konferencen og hører os på konferencedagen, om alt er som forventet, og om vi har det vi skal bruge. Derfor anbefaler vi stedet," siger en gæst hos Comwell Kolding.

Den tryghed — at vide, at de praktiske rammer er i professionelle hænder — frigiver mødelederen fra virksomhedens tid til at fokusere på det, der faktisk tæller: indholdet og deltagerne.

Fra spildtid til værdiskabelse

Løsningen på dårlige møder er ikke færre møder. Det er bedre møder. Og bedre møder kræver, at man investerer lige så meget omtanke i rammerne og deltagerne som i selve indholdet og agendaen.

"Vores MeetingDesigneren er meget bevidste om at deltagerinvolvering understøtter mødedeltagerens udbytte. Derfor har Comwells mødekoncept flere værktøjer til deltagerinvolvering og virksomheden kan derfor trygt forvente et højt udbytte ved at tage imod disse værktøjer” – Pernille Pokriva

Det kan virke som en lille ting. Om der er dagslys i lokalet, om pauserne er strategisk placeret, eller om frokostens timing matcher energikurven. Men summeret op er det præcis de detaljer, der afgør, om 20 eller 200 mennesker går fra et møde eller en konference med ny energi og klare handlinger — eller med følelsen af endnu en dag, de ikke får igen.

Og den forskel kan aflæses på langt mere end blot deltagernes humør.